In Unternehmen werden täglich unzählige Vertragsverhandlungen per E-Mail geführt und abgeschlossen. Beim Informationsaustausch via E-Mail müssen diese Unternehmen jedoch internationale und nationale Vorschriften zum Umgang mit geschäftlichen E-Mails beachten. Dies betrifft insbesondere die Finanzbranche, in der regelmässig interne Untersuchungen und Audits durchgeführt werden.

Grundsätzlich gilt: Die Dokumentation aller Geschäftsvorgänge ist Pflicht. Das heisst, jede Kommunikation – ob intern oder extern – , die zu einem Vertragsabschluss führt, muss aufgezeichnet werden. Daher müssen alle E-Mails, die aus steuer- oder handelsrechtlicher Sicht geschäftsrelevant sind, laut GoBD über mehrere Jahre hinweg aufbewahrt werden, und zwar 

• vollständig, 
• originalgetreu und 
• revisionssicher. 

Zusätzlich zu diesen Vorgaben der GoBD greifen in der Finanzbranche auch Richtlinien wie die “Markets in Financial Instruments Directive II” (MiFID II), die unter anderem die Aufzeichnungspflicht vorschreiben.

Weitere wichtige Gründe für eine E-Mail-Archivierung bei Finanzunternehmen:

• E-Mails gelten als Beweismittel: Im Streitfall vor Gericht können sie eine entscheidende Rolle spielen, wenn das Finanzunternehmen hiermit nachweisen kann, dass es gesetzeskonform vorgegangen ist. Daher sollte auch hier jegliche Kommunikation dokumentiert werden.
• In Deutschland gilt im Rahmen der DSGVO das Recht auf Auskunft über personenbezogene Daten: Dazu zählen auch alle Daten, die im Zuge einer Kommunikation per E-Mail erfasst werden. Sollten Kunden von diesem Recht Gebrauch machen, erleichtert eine E-Mail-Archivierung das schnelle Zusammentragen aller personenbezogenen Daten.

Um auf solche Fälle vorbereitet zu sein und den gesetzlichen Bestimmungen gerecht zu werden, empfiehlt es sich daher, eine entsprechende E-Mail-Archivierungslösung einzusetzen. Der deutsche E-Mail-Archivierungshersteller MailStore garantiert durch die vollständige Archivierung aller E-Mails bereits vor Ein- oder Ausgang in den Postfächern des Unternehmens eine manipulationssichere Dokumentation jeglicher geschäftlicher Kommunikation. Damit lassen sich die gesetzlichen Bestimmungen durch die GoBD erfüllen und auch Vorgaben durch die MiFID II können befolgt werden. Zudem bietet MailStore Finanzunternehmen folgende wichtige Funktionen:

• Auditierbarkeit: MailStore verzeichnet bestimmte Ereignisse, wie zum Beispiel das Verschieben oder das Löschen von E-Mails in einem Audit-Protokoll. So können die Aktivitäten aller Nutzer nachvollzogen werden. Das erleichtert es, zu überprüfen, ob rechtliche Vorschriften eingehalten wurden – sei es durch interne Compliance-Verantwortliche oder durch externe Auditoren.
• Verschlüsselung: Die Archive selbst, der Zugriff darauf und auch die Kommunikation zwischen der MailStore-Software und dem E-Mail-System des Finanzunternehmens werden verschlüsselt. Somit sind die sensiblen Daten des Unternehmens und seiner Kunden jederzeit geschützt.
• Kontrolle von Zugriffsrechten: MailStore ermöglicht es, Benutzern des Archivs bestimmte Zugriffsrechte zu erteilen. So kann genau kontrolliert werden, wer auf die archivierten E-Mails zugreifen darf. Zudem wird auch protokolliert, wer wann auf welche E-Mails zugegriffen hat.

Neben der Möglichkeit, alle geschäftlichen E-Mails vollständig, originalgetreu und manipulationssicher zu archivieren, bieten die Lösungen von MailStore damit auch Funktionen, die über die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften hinaus eine Erleichterung interner Prozesse ermöglichen.

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