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Überfüllte Postfächer nach dem Urlaub? So lässt es sich verhindern

19. August 2021 In: Messaging

Fast jeder kennt es: Der Urlaub ist vorbei und das Postfach platzt aus allen Nähten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Postfach vorbereiten und wie Sie nach dem Urlaub stressfrei und dank E-Mail-Archivierung Ihre Mails bearbeiten können.

Vor dem Urlaub

Als Erstes empfiehlt es sich, eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen. Diese sollte den Leser darüber informieren, wie lange Sie nicht erreichbar sind, ob seine Nachricht gelesen wird und an wen er sich in dringenden Fällen wenden kann. Kleiner Tipp: Wenn Sie am Montag ins Büro zurückkommen, schreiben Sie in der Abwesenheitsnotiz, dass Sie erst Dienstag wieder erreichbar sind. So haben Sie einen ganzen Tag Zeit, um aufgelaufene E-Mails ungestört zu beantworten.

Zudem sollten Sie prüfen, welche Nachrichten in Ihrem Postfach unnötig Platz wegnehmen. Deaktivieren Sie automatische Benachrichtigungen wie Google Alerts oder Neuigkeiten von beispielsweise LinkedIn oder XING. Überlegen Sie, welche Newsletter Sie wirklich brauchen und bestellen Sie die anderen ab. Falls Sie das nicht möchten, können Sie auch einen separaten Ordner anlegen und entsprechende E-Mails dorthin verschieben lassen.

Nach dem Urlaub

Sie sind nach einem erholsamen Urlaub an Ihren Arbeitsplatz zurückgekehrt ‒ und jetzt? Widerstehen Sie der Versuchung, einfach loszulegen. Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick, indem Sie nach Absendern filtern und die wichtigsten E-Mails zuerst lesen. Hierbei sollten Sie immer mit den neuesten Nachrichten anfangen ‒ Älteres hat sich möglicherweise schon von selbst erledigt.

Falls Sie eine Urlaubsvertretung hatten, nehmen Sie sich die Zeit für ein kurzes Meeting. Lassen Sie sich erklären, welche Anliegen noch Ihre Aufmerksamkeit benötigen und was anderweitig geklärt wurde. Und heben Sie sich Nachrichten, die eine längere Antwort erfordern, für später auf. So können Sie in relativ kurzer Zeit bereits einen Grossteil Ihrer E-Mails abarbeiten.

Wichtige E-Mails gelöscht? MailStore hilft

E-Mails, die während des Urlaubs eingehen, sind womöglich archivierungspflichtig ‒ beispielsweise Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen. Wird das Postfach nach der Rückkehr hastig aufgeräumt, können wichtige Nachrichten aus Versehen gelöscht werden. Hier kommt die E-Mail-Archivierungssoftware ins Spiel: Mit einer solchen Lösung verhindern Sie, dass dabei ein grösserer Schaden entsteht.

MailStore Server ‒ rechtssicher, zertifiziert und made in Germany ‒ archiviert eingehende Nachrichten, noch bevor sie das Postfach erreichen. Damit bleiben E-Mails auch dann verfügbar, wenn sie versehentlich gelöscht wurden. Die über Outlook integrierte Suchfunktion macht es zudem kinderleicht, verloren gegangene E-Mails wieder aufzufinden.

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