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Weshalb Sie Ihre E-Mails auch in der Cloud sichern müssen

8. Februar 2022 In: Messaging

Flexible Skalierung, geringe Investitionen: Die Cloud ist aus dem heutigen Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Doch Unternehmen, die ihre Daten und E-Mails zu Microsoft 365 & Co. umziehen, bleiben weiterhin für deren Sicherung verantwortlich. Wir zeigen, wie Sie mit MailStore Server der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für E-Mails nachkommen und sich so vor entsprechenden Datenverlusten schützen.

Daten in der Cloud sind nicht automatisch sicher. Cyberangriffe sowie Feuer- oder Wasserschäden können dazu führen, dass das Unternehmen nicht mehr auf Dokumente und E-Mails zugreifen kann oder diese im schlimmsten Fall sogar ganz verliert. Das Brisante hierbei: Viele Public Cloud-Anbieter, etwa Microsoft 365, fahren das sogenannte Shared Responsibility Model, nach dem die Verantwortung für die Sicherung von Daten beim Nutzer verbleibt.

Unternehmen sollten Ihre Daten daher gleich aus mehreren Gründen schützen: Zum einen stellen diese einen Grundpfeiler für die Fortführung des Tagesgeschäfts dar. Ist der Server nicht erreichbar, kann es zu kostspieligen Verzögerungen im Geschäftsablauf kommen. Bei E-Mails kommt hier ausserdem noch die rechtliche Komponente hinzu: Nach der EU-DSGVO bleiben Sie als Cloud-Nutzer datenschutztechnisch in der Verantwortung und müssen geschäftsrelevante Nachrichten revisionssicher aufbewahren.

Konkret bedeutet dies Folgendes: Gehen Daten durch Unachtsamkeit verloren oder werden beispielsweise durch einen Brand im Rechenzentrum unwiderruflich zerstört, steht das Unternehmen nicht nur in der juristischen Verantwortung, sondern kann schlimmstenfalls auch seinen Geschäftsbetrieb nicht fortsetzen. Daher sollten Sie unbedingt

  • regelmässige Sicherungen durchführen,
  • sich nicht von einem einzigen Cloud-Anbieter abhängig machen sowie
  • einen Disaster Recovery-Plan für kritische Infrastrukturen erstellen.

E-Mail-Archivierung mit MailStore

Mit MailStore Server erfüllen Sie die rechtlichen Bestimmungen für eine revisionssichere Aufbewahrung von E-Mails und sichern sich so gleichzeitig effektiv gegen Datenverluste ab. Eingehende Nachrichten werden noch vor dem Erreichen des Postfachs archiviert, bleiben so vor nachträglichen Änderungen geschützt und sind jederzeit zugänglich. Zudem besteht die Möglichkeit, bereits archivierte E-Mails aus dem Postfach heraus zu löschen, wodurch Sie dieses zusätzlich verschlanken.

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