E-Mails enthalten sensible Informationen, beispielsweise Personaldaten oder Inhalte zu wichtigen Projekten. Gehen solche Nachrichten verloren, kann das im Falle eines Rechtsstreits entscheidend für dessen Ausgang sein, da E-Mails oft der einzige Nachweis für Absprachen zwischen Streitparteien sind. Eine E-Mail-Archivierungslösung ist also nicht nur aufgrund der Aufbewahrungspflicht, sondern auch aus Gründen der Beweisführung für Unternehmen unabdingbar.

Bei der E-Mail-Archivierung müssen grundsätzlich einige rechtliche Bestimmungen beachtet werden. Die reine Sicherung über ein Backup reicht beispielsweise nicht aus, da die Daten immer wieder überschrieben werden.

Eine E-Mail-Archivierungslösung muss unter anderem folgende Vorgaben erfüllen, um anerkannt zu werden:

• Vollständigkeit: Jedes Dokument muss nach Massgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäss aufbewahrt werden. Die Archivierung muss vollständig erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins oder im Archiv selbst verloren gehen.
• Nachvollziehbarkeit: Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung muss von einem sachverständigen Dritten im Rahmen eines Audits geprüft werden können. Jede Änderung im elektronischen Archivsystem muss daher für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.
• Unveränderbarkeit: Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen, unveränderbar archiviert werden und darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern einsehbar sein.
• Zeitgerechtheit: E-Mails sind zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren und müssen wiedergefunden sowie reproduziert werden können. Eine Löschung aus dem Archiv darf frühestens nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist erfolgen.

Mit einer E-Mail-Archivierungslösung wie MailStore Server oder der MailStore Service Provider Edition (SPE) können Sie all diese Vorgaben erfüllen und Ihren Kunden so eine wichtige Hilfe bei Rechtsstreitigkeiten bieten.

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