Von «Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche» bis hin zu «E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne»: Solche Aussagen haben Sie sicherlich schon in Kundengesprächen gehört. Diese durchaus gängigen Irrtümer können allerdings schwerwiegende rechtliche Folgen für Unternehmen haben – vor allem, wenn durch E-Mails ein Geschäft vorbereitet, abgeschlossen, abgewickelt oder rückgängig gemacht wurde (z. B. Rechnungen, Angebote, Support- oder Terminanfragen). Damit Sie Ihre Kunden optimal beraten können, klären wir diese Irrtümer auf und liefern gleichzeitig einen Vergleich.

Schauen wir uns zunächst die fünf größten Irrtümer an, die vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen weit verbreitet sind:

Irrtum #1: “E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne.”
Jeder Geschäftsbetrieb, egal welcher Größe, ist verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. Denn: Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD). Bedeutet: Jedes Unternehmen muss archivieren.

Irrtum #2: “Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche.”
Ein Backup wird in der Regel täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt und bildet eine Momentaufnahme des Systems ab. Gelöschte oder geänderte Dateien werden dabei nach einer gewissen Zeit überschrieben. Diese Form der Datensicherung ist nicht manipulationssicher und reicht daher nicht aus, um eine revisionssichere E-Mail-Archivierung zu gewährleisten. Hier benötigt es zwingend eine E-Mail-Archivierungslösung wie die unseres deutschen Herstellers MailStore, welche unter anderem durch Journalarchivierung für ein “komplettes Archiv” sorgt.

Irrtum #3: “Der Datenschutz verbietet eine E-Mail-Archivierung.”
Datenschutz und E-Mail-Archivierung lassen sich mithilfe regelbasierter Löschung in Einklang bringen. Dabei wird festgelegt, dass solche Nachrichten, die personenbezogene Daten beinhalten – beispielsweise Bewerbungsunterlagen mit u. a. dem Namen einer Person – nach den gesetzlichen Fristen automatisiert gelöscht werden. Wie dies DSGVO-konform mit der E-Mail-Archivierungslösung von MailStore umgesetzt werden kann, erfahren Sie in unserem Video.

Irrtum #4; “E-Mails auszudrucken und abzulegen, ist ausreichend.”
Nach den GoBD dürfen nur Belege im Originalformat zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente genutzt werden. Die E-Mail als digitales Dokument muss also zwingend auch digital archiviert werden, da nur so das Originalformat erhalten bleibt. Der Ausdruck einer Mail gilt als Kopie und würde im Rahmen der Beweislastsicherung vor Gericht beispielsweise nicht standhalten.

Irrtum #5: “Nur Rechnungen müssen archiviert werden.”
Unternehmen unterliegen laut Art. 958 f Abs. 1 OR und Art. 4 Abs. 2 Ge-BüV der Pflicht, den gesamten Geschäftsprozess zu archivieren – dazu gehören sämtliche Geschäftsbücher sowie die Arbeitsanweisungen, die notwendig sind, um die Geschäftsbücher zu verstehen, der Geschäftsbericht, der Revisionsbericht und die Buchungsbelege (inkl. als Buchungsbelege qualifizierender Geschäftskorrespondenz, E-Mails, Bestellungen, Verträge etc.).

Übersichtliches Vergleichsdokument: E-Mail-Archivierung vs. Backup

Nachdem Sie nun schlagfertige Antworten auf die irrtümlichen Annahmen Ihrer Kunden haben, zeigen wir Ihnen anhand dieses Vergleichsdokuments die Unterschiede zwischen einem Backup und einer Archivierung:

Fazit

Eine E-Mail-Archivierung und ein E-Mail-Backup können durchaus Gemeinsamkeiten haben, verfolgen aber unterschiedliche Ziele. Das Ziel jeder E-Mail-Archivierung sind in erster Linie die Revisionssicherheit und eine Wiederauffindbarkeit sowie dauerhafte Verfügbarkeit von E-Mail-Daten (Text und Anhang). Ein Backup hingegen gewährleistet eine kurz- bis mittelfristige und regelmäßige Speicherung von Daten und stellt eine Momentaufnahme der gesicherten Daten dar. Es braucht also Beides! Tiefergehende Informationen zu den verschiedenen Zielsetzungen finden Sie in unserer ausführlichen Gegenüberstellung.

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