Laut Gesetzgebung gibt es verschiedene Richtlinien zur Aufbewahrung geschäftlicher Nachrichten. So gelten beispielsweise für Rechnungen andere Vorgaben als für Bewerberdaten. Sie bzw. Ihre Kunden müssen jederzeit dafür sorgen, dass diesen Aufbewahrungsrichtlinien nachgekommen wird. Eine zuverlässige E-Mail-Archivierungslösung wie beispielsweise EL mailarchive – unsere hauseigene E-Mail-Archivierungslösung aus der Cloud mit dem deutschen Technologieträger MailStore – hilft Ihnen dabei, individuell festzulegen, ob und nach welchem Zeitraum E-Mails automatisch aus dem Archiv gelöscht werden sollen.

Und so geht es:

• Aufbewahrungsrichtlinien-Menü: Wählen Sie über das Menü in EL mailarchive Compliance > Compliance Allgemein > Aufbewahrungsrichtlinien aus. Hier können Sie definieren, welche E-Mails wie lange im Archiv gesichert werden sollen.
• Aufbewahrungsrichtlinien festlegen: Wir empfehlen, bei der ersten Einrichtung eine globale Aufbewahrungsrichtlinie festzulegen, die auf alle Nachrichten angewendet wird. Abhängig von länderspezifischen rechtlichen Vorschriften sollten Sie dort die höchste vorgeschriebene Aufbewahrungszeit auswählen.
• Einstellungen individualisieren: Bestätigen Sie diese Einstellung zunächst für jede einzeln angelegte Retention Policy und aktivieren Sie diese anschliessend. So können Sie danach beliebig viele weitere Aufbewahrungsrichtlinien nach individuellen, auf der Archivsuche basierenden Kriterien hinzufügen – beispielsweise für Bewerbungen.
• Richtlinien anwenden: Alle angelegten Richtlinien werden priorisiert in einer Liste angelegt. Das E-Mail-Archiv wird nach den in den Policies hinterlegten Definitionen durchsucht – so werden die entsprechenden E-Mails identifiziert, die den Aufbewahrungszeitraum überschritten haben und daher gelöscht werden müssen. Standardmäßig wird diese Suche nachts um 3:30 Uhr durchgeführt.
• Policies priorisieren: Richtlinien, die ein frühzeitiges Löschen (wie Bewerbungen) vorgeben, müssen immer über der globalen Aufbewahrungsrichtlinie stehen. Die Priorisierung können Sie individuell anpassen.
• Prüfung der Aufbewahrungsrichtlinien: Der Admin sollte abschliessend stichprobenartig prüfen, ob die Aufbewahrungsrichtlinien greifen. Dazu muss er sich mit dem Admin-Passwort im E-Mail-Archiv anmelden, die E-Mail-Vorschau temporär aktivieren und nach Abschluss der Prüfung wieder deaktivieren. Für eine E-Mail im Archiv, die unter eine der Retention Policies fällt, sollte unter Aufbewahrungsdetails in der Toolbar die entsprechende Richtlinie vermerkt sein, die zutrifft, und wie lange die E-Mail aufbewahrt wird.

Bitte beachten Sie: Ausschlaggebend für die automatische Löschung von E-Mails ist das Archivierungsdatum, da Empfangs- und Sendungsdatum leicht manipulierbar sind.

Dank der individuellen Richtlinien können alle E-Mails für die jeweils benötigten Zeiträume aufbewahrt werden – manuelle Überprüfungen gehören somit der Vergangenheit an.

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