Arbeitsalltag eines Systemhauses – wer könnte darüber besser berichten als ein Systemhaus selbst? Deshalb geben wir in dieser Rubrik das Ruder ab und lassen Andreas Weber, Inhaber des bayerischen Systemhauses IT-Service Weber und Autor von Andys Blog, über Themen, die seinen Arbeitsalltag ausmachen, zu Wort kommen.

E-Mails ohne Archivierung? So etwas sollte es heutzutage gleich aus mehreren Gründen nicht mehr geben: Rechtssicherheit, Zeitersparnis, Entlastung. Leider treffen wir IT-Experten aber immer noch viel zu oft auf den Zustand „E-Mails werden nicht archiviert“. Aus eigener Erfahrung und als nahezu täglicher Nutzer der deutschen E-Mail-Archivierungslösung MailStore kann ich sagen: Es erleichtert Vieles.

Argument 1: Eine E-Mail-Archivierungssoftware erfüllt schlicht und ergreifend rechtliche Vorgaben – die Stichworte hier lauten GoBD und DSGVO. Setzt man keine solche Software ein, handelt man entgegen den in Deutschland geltenden gesetzlichen Richtlinien.

Argument 2: Jederzeit auf jegliche E-Mails zugreifen zu können, bildet eine sehr grosse Zeitersparnis im Arbeitsalltag – sowohl bei uns Systemhäusern als auch unseren Kunden. Muss man also beispielsweise einen älteren Dialog mit einem Kunden abrufen oder sucht einen bestimmten Anhang, genauer ausgedrückt sogar den Inhalt eines Anhangs, wird man immer schnell und einfach fündig.

Argument 3: Das Postfach bleibt schlank und Outlook läuft wesentlich performanter, obwohl alte Nachrichten dennoch jederzeit zur Verfügung stehen. Die indexierten Anhänge – ganz gleich, ob Office-Formate, PDF oder spezielle Varianten – beschleunigen E-Mail-Suchen oder -Recherchen noch einmal.

E-Mail-Archivierung on-prem, für MSP und aus der Cloud

Bislang gab es im geschäftlichen Umfeld allerdings „nur“ zwei Möglichkeiten, die Software von MailStore zu nutzen: on-premise in Form von MailStore Server und als Managed Services-Variante MailStore Service Provider Edition, kurz SPE. Letztere richtet sich vor allem an solche Dienstleister, die entsprechende Instanzen oder Services an ihre Kunden vermieten – in diesem Fall professionelle E-Mail-Archivierung. Für sehr kleine Installationen, IT-Systemhäuser, die selbst keine Services hosten konnten oder wollten und sehr cloud-affine Kunden fehlte da allerdings noch etwas.

Seit Kurzem füllt EBERTLANG mit EL mailarchive powered by MailStore diesen Raum für E-Mail-Archivierung aus der Cloud. Neben der nun möglichen Anbindung von Kleinst- und Klein-Kunden ist es möglich, bisherige On-Prem-Installationen abzulösen und so einen weiteren Dienst „as a Service“ anbieten zu können. Unsere Kunden haben so den Vorteil, dass nicht laufend Lizenzen verlängert werden müssen und ein physikalischer oder virtueller Server vor Ort überflüssig wird. Zudem können Lizenzerweiterungen, beispielsweise aufgrund neuer oder weiterer Mitarbeiter, schnell und sehr flexibel umgesetzt werden.

Systemhäuser müssen sich nur um die Archivierung kümmern

EL mailarchive basiert dabei auf einer MailStore Service Provider Edition, die von EBERTLANG in einem ISO-zertifizierten deutschen Rechenzentrum gehostet und betrieben wird. Als Systemhaus muss man sich so um nichts weiter als die reine Archivierung kümmern – auch nicht den Betrieb einer solchen Plattform. Das spart Zeit und Ressourcen, da die Lösung quasi sofort verfügbar ist und ein Dashboard immer einen aktuellen Überblick bietet. Hierzu muss man lediglich im Control Panel Kunden samt Instanzen anlegen, um dann direkt mit der Konfiguration der Benutzer und Archivierungs-Aufgaben fortzufahren. Letzteres erfolgt mittels des MailStore-Clients. Diese wenigen, simplen Schritte bilden eine Sache von Minuten statt einer grossen Installation von Servern, Rollen oder Diensten, die wesentlich mehr Zeit in Anspruch nimmt.

Erfahrene MailStore Server-Administratoren wie ich fühlen sich spätestens ab diesem Punkt, also der Nutzung des MailStore-Clients zur weiteren Verwaltung, wie Zuhause. Auch Einsteiger finden sich schnell zurecht und kommen zügig ans Ziel. Die gewohnt gute, ausführliche Dokumentation und der ausgezeichnete Support runden das Thema ab. Generell kann ich aus der Praxis sowie zusätzlich aus Gesprächen mit Kollegen berichten, dass es in Sachen E-Mail-Archivierung keine stressfreieren, einfacheren und stabileren Lösungen gibt als die von MailStore.

Archivzugriff sowohl via IMAP als auch WebAccess

Auf Kundenseite kann der MailStore-Client und/oder das Outlook-Add-in installiert werden. Zudem ist der Archivzugriff sowohl via IMAP (nur lesend versteht sich, z.B. mittels Thunderbird) als auch per Browser (WebAccess) möglich. Wie bei MailStore üblich, bildet die Lösung natürlich keine Einbahnstrasse, da E-Mails wahlweise als Datei(en), Outlook-Daten oder direkt in das Postfach exportiert werden können.

Die Wiederherstellung einzelner oder mehrerer Nachrichten funktioniert ebenso gut wie einfach. Nachrichten können zudem direkt in Outlook aus dem Archiv heraus geöffnet werden – ein vorheriges Kopieren oder Wiederherstellen ist nicht zwingend erforderlich, wenn beispielsweise auf eine ältere oder versehentlich gelöschte Nachricht geantwortet oder diese weitergeleitet werden soll.

Niedrigschwelliger kann ein Einstieg nicht sein

Der Einstieg sowie die Voraussetzungen zur Nutzung von EL mailarchive wiederum sind denkbar einfach: Genutzt werden kann die E-Mail-Archivierung aus der Cloud bereits ab einem Postfach, es gibt keine Mindestabnahmemenge und die Abrechnung erfolgt monatlich. Das bedeutet für uns Systemhäuser und unsere Kunden: keine langen Laufzeiten, keine Vorauskasse, keine (hohen) Rechnungen einmal im Jahr oder ähnliches, immer ein aktueller Überblick. Niedrigschwelliger kann es mit Sicherheit nicht mehr sein!

Auf Kundenseite ist es ausserdem möglich, alle ein- und ausgehenden Nachrichten mittels Journaling oder ähnlichem zu erfassen, die einzelnen Postfächer können aber auch direkt archiviert werden. Da nicht jeder E-Mail-Server das Journaling ermöglicht, sollte überprüft werden, ob der eigene Anbieter eine solche Funktion ermöglicht.

Nur das bezahlen, was man wirklich braucht

Ersteres ist der empfohlene Weg, auch aus rechtlicher Sicht! Der Grund: So werden alle Nachrichten archiviert und es entstehen keine Lücken im Archiv. Neben dieser Direktarchivierung kann aber natürlich zusätzlich noch die zentrale Postfach-Archivierung durchgeführt werden, um Ordner-Strukturen im Archiv möglichst identisch zum Postfach zu halten. Für die revisionssichere Archivierung spielt dies zwar keine Rolle. Die Praxis zeigt allerdings immer wieder, dass die Anwender sich auf diese Weise noch schneller und einfacher zurechtfinden, da diese nicht immer jede Nachricht mithilfe der Suchfunktion ermitteln, sondern teils gezielt direkt in ihren (Unter-)Ordnern nach gewissen E-Mails suchen. Der Weg über die integrierte Suchfunktion, die sogar Dateianhänge durchsuchen kann, ist aber in der Regel der einfachste und schnellste.

Jede neue Instanz wird zunächst als Testinstanz erstellt, die bis zu 30 Tage kostenfrei ist – genug Zeit also, um zu testen und die Lösung dem Kunden zu präsentieren.

Zusätzliche Umsätze durch E-Mail-Archivierung auch für Kleinstunternehmen

Ergo: Mit EL mailarchive können nun auch sehr kleine Kunden eine professionelle E-Mail-Archivierung etablieren, ohne zuvor grossen Aufwand betreiben zu müssen. Alle Unternehmen profitieren von einer nutzungsgenauen monatlichen Abrechnung, ohne dass ungenutzte Lizenzen teils über Jahre brach liegen und so unnötig Kosten in Anschaffung sowie Verlängerung verursachen. Und auch die Standort-unabhängige Nutzung stellt einen weiteren Pluspunkt dar.

Schneller, kostengünstiger und einfacher kann eine moderne, (rechts-)sichere E-Mail-Archivierung wohl nicht sein. Läuft!

Weitere Informationen zu den von uns vertriebenen Lösungen erhalten Sie auf unserer Portfolio-Seite, telefonisch unter +41 (0)55 552 27 93 oder via E-Mail.