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E-Mail-Archivierung im Gesundheitswesen: Deshalb ist sie nötig

16. Januar 2023 In: Messaging

Eine E-Mail-Archivierungslösung hilft dabei, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und verlorengegangene Nachrichten schnell wiederzufinden. Das gilt auch für den Gesundheitsbereich, wo besonders strenge Richtlinien vorgegeben sind. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese bei Ihren Kunden umsetzen.

Elektronische Patientendaten unterliegen einer langen Aufbewahrungsfrist: Laut Gesetzgeber sind Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen dazu verpflichtet, diese für 10 Jahre zu speichern. Dies sollte jedoch unter strengen Vorkehrungen geschehen. Laut DSGVO sind solche Daten beispielsweise besonders schützenswert.

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Ransomware-Vorfall bei Rackspace: erneuter Beleg für Notwendigkeit von E-Mail-Archivierung

12. Januar 2023 In: Messaging, Security

Im Dezember verloren zahlreiche Kunden des IT-Services-Providers Rackspace den Zugriff auf ihre E-Mails. Grund dafür: ein Ransomware-Angriff. Seitdem bietet Rackspace Kunden die Migration zu Microsoft 365 an, doch die Hosted Exchange-Umgebungen sind weiterhin noch nicht wieder im Einsatz.

Was durch diesen Vorfall deutlich wird: E-Mails, die in der Cloud gesichert sind, sind nicht automatisch vor Verlust geschützt. Durch versehentliches oder mutwilliges Löschen, Server-Ausfälle oder Cyberangriffe können Nachrichten verloren gehen – und damit die darin enthaltenen Informationen, die mitunter kritische Geschäftsvorgänge betreffen. Das kann neben verringerter Produktivität und Wirtschaftlichkeit auch fatale rechtliche Folgen wie Bussgelder, Reputationsverlust oder Gerichtsverfahren haben. Doch wie lassen sich solche Szenarien vermeiden?

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Neues Video: Die Vorteile von E-Mail-Archivierung as a Service

14. Dezember 2022 In: Messaging

Sprechen Sie als Managed Services Provider neue Kundengruppen an: Im Video unseres Herstellers MailStore erfahren Sie in nur 80 Sekunden, warum Sie Ihr Dienstleistungsportfolio um E-Mail-Archivierung as a Service erweitern sollten.

Warum E-Mail-Archivierung as-a-Service anbieten?

E-Mail-Archivierung ist nicht nur rechtlich vorgeschrieben, sondern darüber hinaus auch sinnvoll. Denn anders als bei Backups können Sie zu jeder Zeit auf den gesamten E-Mail-Bestand zurückgreifen, da Nachrichten sofort gespeichert, langfristig aufbewahrt und nicht überschrieben werden. So schützen Sie Ihre Kunden zuverlässig vor dem Verlust wichtiger E-Mails.

Durch selbstgehostete E-Mail-Archivierung as a Service stärken Sie die Bindung zu Ihren Kunden: Bieten Sie die Leistung unter Ihrem eigenen Branding an und unterstreichen Sie so Ihre Kompetenz. Ihre Kunden wiederum profitieren von planbaren monatlichen Kosten und müssen keine eigene Hardware vorhalten.

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Tech-Tipp-Video zu MailStore: So stellen Nutzer gelöschte E-Mails einfach und schnell selbst wieder her

12. Dezember 2022 In: Messaging

„Ich brauche dringend eine gelöschte E-Mail!“ Diesen Satz hören Sie als Systemadministrator sicherlich häufig von Ihren Kunden. Mit der E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server sparen Sie sich solche zeitfressenden Aufgaben. Wie? Das zeigt Ihnen unser Kollege Christopher Daut in unserem Tech-Tipp-Video. Hier demonstriert er, wie Ihre Kunden gelöschte E-Mails und Anhänge schnell und einfach via MailStore Web Access sowie MailStore Outlook-Add-in wiederherstellen.

Tech-Tipp-Video zu MailStore: So stellen Sie gelöschte E-Mails einfach und schnell wieder her

Ihre Vorteile mit MailStore Server:

  • Revisionssichere E-Mail-Archivierung “made in Germany” vom Marktführer
  • Spürbare Entlastung der Postfächer
  • Einfache Installation und Wartung
  • Kompatibel mit allen gängigen E-Mail-Systemen

Über MailStore

Sie kennen die E-Mail-Archivierungslösung des deutschen Herstellers noch nicht? Dann bieten wir Ihnen einen ersten Überblick in unseren kostenfreien Webinaren zur On-Premises-Version MailStore Server sowie der Managed Services-Variante MailStore Service Provider Edition. Ausserdem stellen wir Ihnen gerne eine 30-tägige Testversion aus: MailStore Server / MailStore Service Provider Edition. Zudem beantworten wir Ihre Fragen natürlich sowohl telefonisch unter +41 (0)55 552 27 91 als auch per E-Mail.


MailStore v22.4 ist da: Multi-Faktor-Authentifizierung und optimierte Performance

8. Dezember 2022 In: Messaging

Unser Hersteller MailStore hat ein Major-Release seiner E-Mail-Archivierungssoftware veröffentlicht: Version 22.4 enthält zahlreiche Verbesserungen, u. a. sichere Multi-Faktor-Authentifizierung für die Service Provider Edition.

Die neuen Funktionen im Überblick:

  • Multi-Faktor-Authentifizierung: Schützen Sie den Login der Management-Konsole noch effektiver vor unbefugtem Zugriff.
  • Performance-Optimierung: Das Ressourcen-Management für MailStore Server und die MailStore Service Provider Edition wurde weiter verbessert.
  • Vereinfachte Authentifizierung für Admins: Generieren Sie ein sicheres API-Passwort für jeden System-Administrator.

Eine ausführliche Übersicht über alle Neuerungen finden Sie in den Release Notes des Herstellers (MailStore Server-Changelog / MailStore Service Provider Edition-Changelog).

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Achtung: Die Standardauthentifizierung für Microsoft 365-Kunden wird für MailStore eingestellt

5. Dezember 2022 In: Messaging

In letzter Zeit ist es bei Microsoft 365-Kunden (M365) unseres deutschen E-Mail-Archivierungsexperten MailStore häufiger zu unterschiedlichen Fehlermeldungen gekommen. Die Ursache ist überall, dass noch immer die Standardauthentifizierung eingesetzt wird. Natürlich bleibt MailStore auch in Zukunft mit M365 kompatibel. Damit Sie Ihren Kunden allerdings schnell helfen können, klären wir auf und beantworten die wichtigsten Fragen.

Warum gibt es diese Fehlermeldungen?

Microsoft hat am 01. Oktober 2022 damit begonnen, die Standardauthentifizierung (Basic Authentication) für Microsoft 365-Kunden endgültig einzustellen und nur noch Modern Authentication (MA) zu unterstützen. Diese Umstellung auf MA sorgt dafür, dass Benutzerkonten und die darin enthaltenen Daten weitaus besser geschützt sind als bei der Standardauthentifizierung. MailStore ist selbstverständlich weiterhin mit M365 kompatibel und unterstützt die moderne Authentifizierung bereits seit Version 13. Sie müssen also auch zukünftig nicht auf die Vorteile dieser unabhängigen, rechtssicheren E-Mail-Archivierung verzichten.

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Tech-Tipp: So richten Sie automatisierte Archivierungsjobs mit EL mailarchive ein

30. November 2022 In: Messaging

Mit EL mailarchive powered by MailStore, der 100 % S3-kompatiblen E-Mail-Archivierungslösung aus der Cloud, werden die E-Mails Ihrer Kunden automatisiert im Hintergrund archiviert. Eingerichtet wird die Automatisierung mit nur wenigen Klicks – ein Eingreifen des Benutzers oder des Administrators ist hier nicht notwendig. Die Art der automatisierten Archivierung ist dabei von der gewählten Strategie abhängig.

Einrichtung eines Archivierungs-Jobs

Im EL Control Panel, unsrer cloudbasierten Verwaltungskonsole, können Sie sich bequem mit einer EL mailarchive-Instanz verbinden und zeitgesteuerte Jobs einstellen. Mit Hilfe dieser Jobs werden Archivierungen verschiedener Nutzer beispielsweise nachts oder zu unterschiedlichen Zeitpunkten ausgeführt. So gewährleisten Sie, dass Ihre Kunden nichts von der Archivierung bemerken und keine Arbeitsprozesse unterbrochen werden müssen.

Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

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Tech-Tipp: Vor- und Nachteile von Journaling & Postfacharchivierung und wieso sie in Kombination noch besser sind

16. November 2022 In: Messaging

Sie kennen es: Die Postfächer Ihrer Kunden sind überfüllt, der Mail-Server überfordert und wichtige E-Mails gehen bewusst oder unbewusst verloren. Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung bietet daher eine Kombination aus Journaling und Postfacharchivierung, sodass verlorene E-Mails und Dateianhänge sowie unaufgeräumte Postfächer der Vergangenheit angehören.

Um zu verstehen, wieso die Kombination aus Archivierung und Journaling so entscheidend für eine gute E-Mail-Archivierungslösung ist, gilt es zunächst zu klären, wo die Unterschiede zwischen den beiden Ansätzen liegen:

1. Postfacharchivierung

Bei der Postfacharchivierung werden alle E-Mails in regelmäßigen Abständen aus den Benutzerpostfächern in ein zentrales Archiv kopiert. Innerhalb des Archivs wird dieselbe Ordnerstruktur abgebildet, die auch der Nutzer sieht, beispielsweise in Outlook.

Ein großer Vorteil: Durch vordefinierte Aufbewahrungsrichtlinien können bereits archivierte E-Mails aus den Postfächern der Benutzer gelöscht werden, wodurch der E-Mail-Server entlastet, Storage-Anforderungen reduziert und Probleme mit Postfachbegrenzungen behoben werden. Ihre Kunden können so über das Archiv auf ihre E-Mails zugreifen, selbst wenn diese bereits vom E-Mail-Server gelöscht wurden.

Allerdings garantiert die Archivierung von Benutzerpostfächern kein vollständiges, revisionssicheres Archiv, da zwischen den Archivierungszyklen E-Mails gelöscht oder manipuliert werden können. Ebenso können durch externe Einflüsse – wie z. B. Cyberattacken – E-Mails noch vor der Postfacharchivierung verloren gehen.

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Fernzugriff – der Gastbeitrag: „E-Mail-Archivierung ist sowohl für uns IT-Profis als auch unsere Kunden ein Muss“

14. November 2022 In: Fernzugriff ‒ der Gastbeitrag, Messaging

Arbeitsalltag eines Systemhauses – wer könnte darüber besser berichten als ein Systemhaus selbst? Deshalb geben wir in dieser Rubrik das Ruder ab und lassen Andreas Weber, Inhaber des bayerischen Systemhauses IT-Service Weber und Autor von Andys Blog, über Themen, die seinen Arbeitsalltag ausmachen, zu Wort kommen.

E-Mails ohne Archivierung? So etwas sollte es heutzutage gleich aus mehreren Gründen nicht mehr geben: Rechtssicherheit, Zeitersparnis, Entlastung. Leider treffen wir IT-Experten aber immer noch viel zu oft auf den Zustand „E-Mails werden nicht archiviert“. Aus eigener Erfahrung und als nahezu täglicher Nutzer der deutschen E-Mail-Archivierungslösung MailStore kann ich sagen: Es erleichtert Vieles.

Argument 1: Eine E-Mail-Archivierungssoftware erfüllt schlicht und ergreifend rechtliche Vorgaben – die Stichworte hier lauten GoBD und DSGVO. Setzt man keine solche Software ein, handelt man entgegen den in Deutschland geltenden gesetzlichen Richtlinien.

Argument 2: Jederzeit auf jegliche E-Mails zugreifen zu können, bildet eine sehr grosse Zeitersparnis im Arbeitsalltag – sowohl bei uns Systemhäusern als auch unseren Kunden. Muss man also beispielsweise einen älteren Dialog mit einem Kunden abrufen oder sucht einen bestimmten Anhang, genauer ausgedrückt sogar den Inhalt eines Anhangs, wird man immer schnell und einfach fündig.

Argument 3: Das Postfach bleibt schlank und Outlook läuft wesentlich performanter, obwohl alte Nachrichten dennoch jederzeit zur Verfügung stehen. Die indexierten Anhänge – ganz gleich, ob Office-Formate, PDF oder spezielle Varianten – beschleunigen E-Mail-Suchen oder -Recherchen noch einmal.

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Tech-Tipp: So legen Sie konkrete Aufbewahrungsrichtlinien für E-Mails fest

2. November 2022 In: Messaging

Laut Gesetzgebung gibt es verschiedene Richtlinien zur Aufbewahrung geschäftlicher Nachrichten. So gelten beispielsweise für Rechnungen andere Vorgaben als für Bewerberdaten. Sie bzw. Ihre Kunden müssen jederzeit dafür sorgen, dass diesen Aufbewahrungsrichtlinien nachgekommen wird. Eine zuverlässige E-Mail-Archivierungslösung wie beispielsweise EL mailarchive – unsere hauseigene E-Mail-Archivierungslösung aus der Cloud mit dem deutschen Technologieträger MailStore – hilft Ihnen dabei, individuell festzulegen, ob und nach welchem Zeitraum E-Mails automatisch aus dem Archiv gelöscht werden sollen.

Und so geht es:

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