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Tech-Tipp: Vor- und Nachteile von Journaling & Postfacharchivierung und wieso sie in Kombination noch besser sind

16. November 2022 In: Messaging

Sie kennen es: Die Postfächer Ihrer Kunden sind überfüllt, der Mail-Server überfordert und wichtige E-Mails gehen bewusst oder unbewusst verloren. Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung bietet daher eine Kombination aus Journaling und Postfacharchivierung, sodass verlorene E-Mails und Dateianhänge sowie unaufgeräumte Postfächer der Vergangenheit angehören.

Um zu verstehen, wieso die Kombination aus Archivierung und Journaling so entscheidend für eine gute E-Mail-Archivierungslösung ist, gilt es zunächst zu klären, wo die Unterschiede zwischen den beiden Ansätzen liegen:

1. Postfacharchivierung

Bei der Postfacharchivierung werden alle E-Mails in regelmäßigen Abständen aus den Benutzerpostfächern in ein zentrales Archiv kopiert. Innerhalb des Archivs wird dieselbe Ordnerstruktur abgebildet, die auch der Nutzer sieht, beispielsweise in Outlook.

Ein großer Vorteil: Durch vordefinierte Aufbewahrungsrichtlinien können bereits archivierte E-Mails aus den Postfächern der Benutzer gelöscht werden, wodurch der E-Mail-Server entlastet, Storage-Anforderungen reduziert und Probleme mit Postfachbegrenzungen behoben werden. Ihre Kunden können so über das Archiv auf ihre E-Mails zugreifen, selbst wenn diese bereits vom E-Mail-Server gelöscht wurden.

Allerdings garantiert die Archivierung von Benutzerpostfächern kein vollständiges, revisionssicheres Archiv, da zwischen den Archivierungszyklen E-Mails gelöscht oder manipuliert werden können. Ebenso können durch externe Einflüsse – wie z. B. Cyberattacken – E-Mails noch vor der Postfacharchivierung verloren gehen.

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Fernzugriff – der Gastbeitrag: „E-Mail-Archivierung ist sowohl für uns IT-Profis als auch unsere Kunden ein Muss“

14. November 2022 In: Fernzugriff ‒ der Gastbeitrag, Messaging

Arbeitsalltag eines Systemhauses – wer könnte darüber besser berichten als ein Systemhaus selbst? Deshalb geben wir in dieser Rubrik das Ruder ab und lassen Andreas Weber, Inhaber des bayerischen Systemhauses IT-Service Weber und Autor von Andys Blog, über Themen, die seinen Arbeitsalltag ausmachen, zu Wort kommen.

E-Mails ohne Archivierung? So etwas sollte es heutzutage gleich aus mehreren Gründen nicht mehr geben: Rechtssicherheit, Zeitersparnis, Entlastung. Leider treffen wir IT-Experten aber immer noch viel zu oft auf den Zustand „E-Mails werden nicht archiviert“. Aus eigener Erfahrung und als nahezu täglicher Nutzer der deutschen E-Mail-Archivierungslösung MailStore kann ich sagen: Es erleichtert Vieles.

Argument 1: Eine E-Mail-Archivierungssoftware erfüllt schlicht und ergreifend rechtliche Vorgaben – die Stichworte hier lauten GoBD und DSGVO. Setzt man keine solche Software ein, handelt man entgegen den in Deutschland geltenden gesetzlichen Richtlinien.

Argument 2: Jederzeit auf jegliche E-Mails zugreifen zu können, bildet eine sehr grosse Zeitersparnis im Arbeitsalltag – sowohl bei uns Systemhäusern als auch unseren Kunden. Muss man also beispielsweise einen älteren Dialog mit einem Kunden abrufen oder sucht einen bestimmten Anhang, genauer ausgedrückt sogar den Inhalt eines Anhangs, wird man immer schnell und einfach fündig.

Argument 3: Das Postfach bleibt schlank und Outlook läuft wesentlich performanter, obwohl alte Nachrichten dennoch jederzeit zur Verfügung stehen. Die indexierten Anhänge – ganz gleich, ob Office-Formate, PDF oder spezielle Varianten – beschleunigen E-Mail-Suchen oder -Recherchen noch einmal.

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Tech-Tipp: So legen Sie konkrete Aufbewahrungsrichtlinien für E-Mails fest

2. November 2022 In: Messaging

Laut Gesetzgebung gibt es verschiedene Richtlinien zur Aufbewahrung geschäftlicher Nachrichten. So gelten beispielsweise für Rechnungen andere Vorgaben als für Bewerberdaten. Sie bzw. Ihre Kunden müssen jederzeit dafür sorgen, dass diesen Aufbewahrungsrichtlinien nachgekommen wird. Eine zuverlässige E-Mail-Archivierungslösung wie beispielsweise EL mailarchive – unsere hauseigene E-Mail-Archivierungslösung aus der Cloud mit dem deutschen Technologieträger MailStore – hilft Ihnen dabei, individuell festzulegen, ob und nach welchem Zeitraum E-Mails automatisch aus dem Archiv gelöscht werden sollen.

Und so geht es:

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E-Mail-Backups sind keine rechtssichere E-Mail-Archivierung: 5 Irrtümer und ein Vergleich

26. Oktober 2022 In: Messaging

Von “Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche” bis hin zu “E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne”: Solche Aussagen haben Sie sicherlich schon in Kundengesprächen gehört. Diese durchaus gängigen Irrtümer können allerdings schwerwiegende rechtliche Folgen für Unternehmen haben – vor allem, wenn durch E-Mails ein Geschäft vorbereitet, abgeschlossen, abgewickelt oder rückgängig gemacht wurde (z. B. Rechnungen, Angebote, Support- oder Terminanfragen). Damit Sie Ihre Kunden optimal beraten können, klären wir diese Irrtümer auf und liefern gleichzeitig einen Vergleich.

Schauen wir uns zunächst die fünf größten Irrtümer an, die vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen weit verbreitet sind:

Irrtum #1: “E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne.”
Jeder Geschäftsbetrieb, egal welcher Größe, ist verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. Denn: Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD). Bedeutet: Jedes Unternehmen muss archivieren.

Irrtum #2: “Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche.”
Ein Backup wird in der Regel täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt und bildet eine Momentaufnahme des Systems ab. Gelöschte oder geänderte Dateien werden dabei nach einer gewissen Zeit überschrieben. Diese Form der Datensicherung ist nicht manipulationssicher und reicht daher nicht aus, um eine revisionssichere E-Mail-Archivierung zu gewährleisten. Hier benötigt es zwingend eine E-Mail-Archivierungslösung wie die unseres deutschen Herstellers MailStore, welche unter anderem durch Journalarchivierung für ein “komplettes Archiv” sorgt.

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Top-Platzierungen für unsere Hersteller MailStore, SEP und Wasabi bei den Storage Insider Awards

25. Oktober 2022 In: Backup & Storage, Messaging, Storage

Jedes Jahr sucht die Storage Insider die besten Softwarehersteller Deutschlands. In diesem Jahr waren aus unserem Portfolio der E-Mail-Archivierungsexperte MailStore (Kategorie “Archivierung”), der Datensicherungsspezialist SEP ( Kategorie “Backup/Restore & Disaster Recovery”) sowie Wasabi (Kategorie “Cloud-Storage”), Technologieträger unseres S3-kompatiblen Cloud-Speichers EL storage, nominiert. Das Ergebnis: Alle drei konnten sich eine Top-Platzierung sichern. Wir gratulieren Wasabi und MailStore zu Gold sowie SEP zu Silber in ihren jeweiligen Kategorien!

Über die Hersteller

MailStore ist ein weltweit führender Anbieter von E-Mail-Archivierungssoftware. Die “made in Germany”-Lösungen helfen nicht nur dabei, Nachrichten nach gesetzlichen Vorgaben aufzubewahren, sondern entlasten auch spürbar die Postfächer. In diesem Video erfahren Sie mehr zu den Vertriebschancen mit der Software.

Mit den Produkten des deutschen Unternehmens SEP wiederum sichern Sie Daten nahezu aller relevanten Infrastrukturen. Die Software erstellt Backups physischer und virtueller Umgebungen unterschiedlicher Systemplattformen, von Datenbanken (u. a. Oracle, MSSQL und DB2) und Software-as-a-Service-Anwendungen (u. a. Microsoft 365, Salesforce und Microsoft Dynamics) sowie des gesamten SAP Solution Stacks. Lernen Sie die Lösung in nur 180 Sekunden kennen.

Wasabi ist der Technologieträger für EL storage, unserem hauseigenen Cloud-Speicher. Dieser ist zu 100 % S3-kompatibel, bis zu 80 % günstiger als vergleichbare Anbieter und bereits ab 1 TB monatlich erhältlich. Unser 2-minütiges Video bietet Ihnen nähere Informationen.

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Tech-Tipp: So erleichtert Ihnen das Outlook-Add-in die Suche nach E-Mails im Archiv

19. Oktober 2022 In: Messaging

Sie benötigen schnell Informationen aus einer E-Mail, die in Ihrem Archiv liegt. Doch wie greifen Sie am einfachsten darauf zu? Die beliebteste Methode hierfür ist das Outlook-Add-in, das Ihnen beispielsweise auch in EL mailarchive powered by MailStore, der E-Mail-Archivierungslösung aus der Cloud, zur Verfügung steht.

Um die Suche darüber zu starten, haben Sie drei Optionen:

1. Mit der Schnellsuche führen Sie einfache Suchabfragen durch, ohne spezifische Filter zu nutzen.

2. Die erweiterte Suche erlaubt komplexe Suchvorgänge, bei denen Sie dank Auswahl- und Filteroptionen beispielsweise die Dateigrösse oder das Datum festlegen können.

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MailStore und EBERTLANG gemeinsam auf dem IT-Forum Mainfranken

10. Oktober 2022 In: Hinter den Kulissen

Am vergangenen Donnerstag waren unsere deutschen Vertriebskollegen Annika Beyer und Thomas Bischoff gemeinsam mit Kai Jöres, Channel Sales Manager bei unserem E-Mail-Archivierungsexperten MailStore auf dem IT-Forum Mainfranken. Die beliebte Fachmesse für IT-Sicherheit fand bereits zum siebten Mal statt und wurde von den Systemhäusern fusic, TakeNet und OFM gemeinschaftlich ausgerichtet.

Unter dem Motto “nachhaltig & sicher” war die Veranstaltung mit zahlreichen Keynotes gespickt. So erklärten Annika Beyer und Kai Jöres beispielsweise, warum Unternehmen E-Mails revisionssicher archivieren müssen und wie MailStore dabei hilft, auch in Sachen Nachhaltigkeit seinen Beitrag zu leisten. Ein gemeinsames Essen und intensive Gespräche rundeten das Event ab.

MailStore auf der it-sa 2022 kennenlernen

Sie möchten sich auch hautnah von den MailStore-Lösungen überzeugen? Vereinbaren Sie jetzt Ihren Gesprächstermin mit uns auf der it-sa, Europas grösster Security-Messe vom 25.-27.10. in Nürnberg.

Sie können nicht an der it-sa teilnehmen? Kein Problem, wir unterstützen Sie natürlich auch gerne telefonisch (+41 (0)55 552 27 91) oder via E-Mail.


Tech-Tipp: So definieren Sie SMTP-Einstellungen für die E-Mail-Archivierung

7. Oktober 2022 In: Messaging

Damit Ihre E-Mail-Archivierungslösung einen Statusbericht versenden kann, müssen SMTP-Zugangsdaten vorhanden sein. Diese können Sie im Handumdrehen festlegen. Wir zeigen Ihnen beispielhaft, wie Sie diese Einstellungen in EL mailarchive powered by MailStore, unserer E-Mail-Archivierungslösung aus der Cloud, ganz einfach vornehmen.

Rufen Sie im Control Panel den Endkunden und die EL mailarchive-Instanz auf und klicken Sie hierzu auf Instanz öffnen.

Im EL mailarchive-Client rufen Sie dafür zunächst die SMTP-Einstellungen unter Verwaltung > Verschiedenes auf und gehen Sie dann wie folgt vor:

  1. Unter Server geben Sie zuerst den Hostnamen oder die IP-Adresse des SMTP-Servers ein.
  2. Sofern ein anderer Port als der standardmässig festgelegte 587 verwendet werden soll, tragen Sie diesen unter Port ein.
  3. Möchten Sie die Verbindung zum SMTP-Server verschlüsseln, wählen Sie im Feld Protokoll die Option SMTP aus. Für eine verschlüsselte Verbindung hingegen entscheiden Sie sich bitte für SMTP-TLS oder SMTP-SSL. Im Falle, dass das vom Server verwendete Zertifikat nicht verifiziert werden kann, können Sie auch die Option Alle Zertifikate akzeptieren auswählen, sodass EL mailarchive trotzdem eine Verbindung herstellt.
  4. SMTP-Server, die via Internet erreichbar sind, benötigen eine Anmeldung per SMTP Authentication. Dafür setzen Sie einfach ein Häkchen unter Server erfordert Anmeldung und geben die entsprechenden Anmeldedaten ein.
  5. Unter Absender tragen Sie nun den Anzeigenamen und die E-Mail-Adresse des Versenders ein. Der Anzeigename ist frei wählbar, während die E-Mail-Adresse in der Regel auch tatsächlich existieren sollte.
  6. Unter Empfänger für Benachrichtigungen nennen Sie die E-Mail-Adresse, an die Benachrichtigungen zu administrativen Vorgängen in EL mailarchive gesendet werden sollen. Sie können auch mehrere Adressen (mit Komma getrennt) angeben.
  7. Schliessen Sie die Einstellungen ab. Danach erhalten Sie eine Test-Mail an die angegebene(n) E-Mail-Adresse(n).

Mehr erfahren

Wir stellen Ihnen EL mailarchive in unserem kostenfreien Webinar vor und geben Ihnen die Möglichkeit, die Lösung bis zu 30 Tage kostenfrei zu testen. Ausserdem helfen wir Ihnen mit  EL Config+  zudem bei der Konfiguration und Migration. Für alle weiteren Fragen stehen wir Ihnen unter +41 (0)55 552 27 91 oder via E-Mail zur Verfügung.


Warum E-Mail-Archivierung für die Finanzbranche unverzichtbar ist

6. Oktober 2022 In: Messaging

Jeden Tag werden höchst sensible Informationen in Finanzunternehmen per E-Mail empfangen, versendet und weitergeleitet. Dazu gehören beispielsweise Verträge und Rechnungen – kurzum: geschäftskritische und hochsensible Informationen. EU-weite Gesetze schreiben vor, dass Wertpapierfirmen alle von ihnen erbrachten Tätigkeiten, Geschäfte und Dienstleistungen aufzeichnen müssen – also auch die Kommunikation, die via E-Mail stattfindet.

Backups allein reichen nicht aus

Viele Unternehmen sind sich bereits der Wichtigkeit von Backups zur Disaster Recovery – also der Wiederherstellung von Daten von einem externen Speichermedium – bewusst. Eine E-Mail-Archivierung hingegen bewahrt sämtliche E-Mail-Daten einschliesslich Anhängen originalgetreu, revisionssicher und über einen langen Zeitraum hinweg nach individuellen Richtlinien auf. So können rechtliche Vorschriften, wie beispielsweise Aufbewahrungsrichtlinien für personenbezogene Daten, sicher eingehalten werden.

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Neues Admin-Lizenzmodell für Cloud-E-Mail-Archivierungslösung EL mailarchive

5. Oktober 2022 In: Messaging

Mit EL mailarchive powered by MailStore bieten wir seit einigen Monaten eine E-Mail-Archivierungslösung aus der Cloud – ideal für Systemhäuser, die keine eigene Infrastruktur vorhalten, aber trotzdem von einer rechtkonformen Aufbewahrung mit einfacher Verwaltung profitieren wollen. Ab sofort wird das Lizenzmodell für Instanz-Administratoren angepasst, was Ihnen die Kalkulation noch weiter vereinfacht.

E-Mail-Archivierung Cloud

Der Instanz-Administrator wird automatisch angelegt, sobald eine neue Instanz erstellt wird. Er dient der vollumfänglichen Einrichtung und Administration des Services.

Folgende Berechnungsänderungen gelten künftig:

  • Sobald eine Instanz über 5 oder mehr Benutzerarchive (Instanz-Administrator ausgenommen) verfügt und im Konto des Administrators keine E-Mails archiviert sind, ist dieser Benutzer kostenfrei.
  • Sobald E-Mails im Konto des Instanz-Administrators archiviert werden oder weniger als 5 Benutzer in der Instanz vorhanden sind, wird der Account vollständig berechnet.

Für Sie als Systemhaus bedeutet das also eine noch einfachere Lizenzierung und Argumentationshilfe im Kundengespräch.

Das neue Lizenzmodell für den Instanz-Admin wird bereits für den gesamten Oktober Anwendung finden, sodass Sie als aktiver EL mailarchive-Partner jetzt schon davon profitieren. Dies gilt auch für bereits bestehende Instanzen.

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