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E-Mail-Archivierung im Gesundheitswesen: Deshalb ist sie nötig

16. Januar 2023 In: Messaging

Eine E-Mail-Archivierungslösung hilft dabei, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und verlorengegangene Nachrichten schnell wiederzufinden. Das gilt auch für den Gesundheitsbereich, wo besonders strenge Richtlinien vorgegeben sind. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese bei Ihren Kunden umsetzen.

Elektronische Patientendaten unterliegen einer langen Aufbewahrungsfrist: Laut Gesetzgeber sind Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen dazu verpflichtet, diese für 10 Jahre zu speichern. Dies sollte jedoch unter strengen Vorkehrungen geschehen. Laut DSGVO sind solche Daten beispielsweise besonders schützenswert.

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Tech-Tipp: So richten Sie automatisierte Archivierungsjobs mit EL mailarchive ein

30. November 2022 In: Messaging

Mit EL mailarchive powered by MailStore, der 100 % S3-kompatiblen E-Mail-Archivierungslösung aus der Cloud, werden die E-Mails Ihrer Kunden automatisiert im Hintergrund archiviert. Eingerichtet wird die Automatisierung mit nur wenigen Klicks – ein Eingreifen des Benutzers oder des Administrators ist hier nicht notwendig. Die Art der automatisierten Archivierung ist dabei von der gewählten Strategie abhängig.

Einrichtung eines Archivierungs-Jobs

Im EL Control Panel, unsrer cloudbasierten Verwaltungskonsole, können Sie sich bequem mit einer EL mailarchive-Instanz verbinden und zeitgesteuerte Jobs einstellen. Mit Hilfe dieser Jobs werden Archivierungen verschiedener Nutzer beispielsweise nachts oder zu unterschiedlichen Zeitpunkten ausgeführt. So gewährleisten Sie, dass Ihre Kunden nichts von der Archivierung bemerken und keine Arbeitsprozesse unterbrochen werden müssen.

Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

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Tech-Tipp: Vor- und Nachteile von Journaling & Postfacharchivierung und wieso sie in Kombination noch besser sind

16. November 2022 In: Messaging

Sie kennen es: Die Postfächer Ihrer Kunden sind überfüllt, der Mail-Server überfordert und wichtige E-Mails gehen bewusst oder unbewusst verloren. Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung bietet daher eine Kombination aus Journaling und Postfacharchivierung, sodass verlorene E-Mails und Dateianhänge sowie unaufgeräumte Postfächer der Vergangenheit angehören.

Um zu verstehen, wieso die Kombination aus Archivierung und Journaling so entscheidend für eine gute E-Mail-Archivierungslösung ist, gilt es zunächst zu klären, wo die Unterschiede zwischen den beiden Ansätzen liegen:

1. Postfacharchivierung

Bei der Postfacharchivierung werden alle E-Mails in regelmäßigen Abständen aus den Benutzerpostfächern in ein zentrales Archiv kopiert. Innerhalb des Archivs wird dieselbe Ordnerstruktur abgebildet, die auch der Nutzer sieht, beispielsweise in Outlook.

Ein großer Vorteil: Durch vordefinierte Aufbewahrungsrichtlinien können bereits archivierte E-Mails aus den Postfächern der Benutzer gelöscht werden, wodurch der E-Mail-Server entlastet, Storage-Anforderungen reduziert und Probleme mit Postfachbegrenzungen behoben werden. Ihre Kunden können so über das Archiv auf ihre E-Mails zugreifen, selbst wenn diese bereits vom E-Mail-Server gelöscht wurden.

Allerdings garantiert die Archivierung von Benutzerpostfächern kein vollständiges, revisionssicheres Archiv, da zwischen den Archivierungszyklen E-Mails gelöscht oder manipuliert werden können. Ebenso können durch externe Einflüsse – wie z. B. Cyberattacken – E-Mails noch vor der Postfacharchivierung verloren gehen.

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Fernzugriff – der Gastbeitrag: „E-Mail-Archivierung ist sowohl für uns IT-Profis als auch unsere Kunden ein Muss“

14. November 2022 In: Fernzugriff ‒ der Gastbeitrag, Messaging

Arbeitsalltag eines Systemhauses – wer könnte darüber besser berichten als ein Systemhaus selbst? Deshalb geben wir in dieser Rubrik das Ruder ab und lassen Andreas Weber, Inhaber des bayerischen Systemhauses IT-Service Weber und Autor von Andys Blog, über Themen, die seinen Arbeitsalltag ausmachen, zu Wort kommen.

E-Mails ohne Archivierung? So etwas sollte es heutzutage gleich aus mehreren Gründen nicht mehr geben: Rechtssicherheit, Zeitersparnis, Entlastung. Leider treffen wir IT-Experten aber immer noch viel zu oft auf den Zustand „E-Mails werden nicht archiviert“. Aus eigener Erfahrung und als nahezu täglicher Nutzer der deutschen E-Mail-Archivierungslösung MailStore kann ich sagen: Es erleichtert Vieles.

Argument 1: Eine E-Mail-Archivierungssoftware erfüllt schlicht und ergreifend rechtliche Vorgaben – die Stichworte hier lauten GoBD und DSGVO. Setzt man keine solche Software ein, handelt man entgegen den in Deutschland geltenden gesetzlichen Richtlinien.

Argument 2: Jederzeit auf jegliche E-Mails zugreifen zu können, bildet eine sehr grosse Zeitersparnis im Arbeitsalltag – sowohl bei uns Systemhäusern als auch unseren Kunden. Muss man also beispielsweise einen älteren Dialog mit einem Kunden abrufen oder sucht einen bestimmten Anhang, genauer ausgedrückt sogar den Inhalt eines Anhangs, wird man immer schnell und einfach fündig.

Argument 3: Das Postfach bleibt schlank und Outlook läuft wesentlich performanter, obwohl alte Nachrichten dennoch jederzeit zur Verfügung stehen. Die indexierten Anhänge – ganz gleich, ob Office-Formate, PDF oder spezielle Varianten – beschleunigen E-Mail-Suchen oder -Recherchen noch einmal.

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Tech-Tipp: So legen Sie konkrete Aufbewahrungsrichtlinien für E-Mails fest

2. November 2022 In: Messaging

Laut Gesetzgebung gibt es verschiedene Richtlinien zur Aufbewahrung geschäftlicher Nachrichten. So gelten beispielsweise für Rechnungen andere Vorgaben als für Bewerberdaten. Sie bzw. Ihre Kunden müssen jederzeit dafür sorgen, dass diesen Aufbewahrungsrichtlinien nachgekommen wird. Eine zuverlässige E-Mail-Archivierungslösung wie beispielsweise EL mailarchive – unsere hauseigene E-Mail-Archivierungslösung aus der Cloud mit dem deutschen Technologieträger MailStore – hilft Ihnen dabei, individuell festzulegen, ob und nach welchem Zeitraum E-Mails automatisch aus dem Archiv gelöscht werden sollen.

Und so geht es:

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Tech-Tipp: So erleichtert Ihnen das Outlook-Add-in die Suche nach E-Mails im Archiv

19. Oktober 2022 In: Messaging

Sie benötigen schnell Informationen aus einer E-Mail, die in Ihrem Archiv liegt. Doch wie greifen Sie am einfachsten darauf zu? Die beliebteste Methode hierfür ist das Outlook-Add-in, das Ihnen beispielsweise auch in EL mailarchive powered by MailStore, der E-Mail-Archivierungslösung aus der Cloud, zur Verfügung steht.

Um die Suche darüber zu starten, haben Sie drei Optionen:

1. Mit der Schnellsuche führen Sie einfache Suchabfragen durch, ohne spezifische Filter zu nutzen.

2. Die erweiterte Suche erlaubt komplexe Suchvorgänge, bei denen Sie dank Auswahl- und Filteroptionen beispielsweise die Dateigrösse oder das Datum festlegen können.

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Tech-Tipp: So definieren Sie SMTP-Einstellungen für die E-Mail-Archivierung

7. Oktober 2022 In: Messaging

Damit Ihre E-Mail-Archivierungslösung einen Statusbericht versenden kann, müssen SMTP-Zugangsdaten vorhanden sein. Diese können Sie im Handumdrehen festlegen. Wir zeigen Ihnen beispielhaft, wie Sie diese Einstellungen in EL mailarchive powered by MailStore, unserer E-Mail-Archivierungslösung aus der Cloud, ganz einfach vornehmen.

Rufen Sie im Control Panel den Endkunden und die EL mailarchive-Instanz auf und klicken Sie hierzu auf Instanz öffnen.

Im EL mailarchive-Client rufen Sie dafür zunächst die SMTP-Einstellungen unter Verwaltung > Verschiedenes auf und gehen Sie dann wie folgt vor:

  1. Unter Server geben Sie zuerst den Hostnamen oder die IP-Adresse des SMTP-Servers ein.
  2. Sofern ein anderer Port als der standardmässig festgelegte 587 verwendet werden soll, tragen Sie diesen unter Port ein.
  3. Möchten Sie die Verbindung zum SMTP-Server verschlüsseln, wählen Sie im Feld Protokoll die Option SMTP aus. Für eine verschlüsselte Verbindung hingegen entscheiden Sie sich bitte für SMTP-TLS oder SMTP-SSL. Im Falle, dass das vom Server verwendete Zertifikat nicht verifiziert werden kann, können Sie auch die Option Alle Zertifikate akzeptieren auswählen, sodass EL mailarchive trotzdem eine Verbindung herstellt.
  4. SMTP-Server, die via Internet erreichbar sind, benötigen eine Anmeldung per SMTP Authentication. Dafür setzen Sie einfach ein Häkchen unter Server erfordert Anmeldung und geben die entsprechenden Anmeldedaten ein.
  5. Unter Absender tragen Sie nun den Anzeigenamen und die E-Mail-Adresse des Versenders ein. Der Anzeigename ist frei wählbar, während die E-Mail-Adresse in der Regel auch tatsächlich existieren sollte.
  6. Unter Empfänger für Benachrichtigungen nennen Sie die E-Mail-Adresse, an die Benachrichtigungen zu administrativen Vorgängen in EL mailarchive gesendet werden sollen. Sie können auch mehrere Adressen (mit Komma getrennt) angeben.
  7. Schliessen Sie die Einstellungen ab. Danach erhalten Sie eine Test-Mail an die angegebene(n) E-Mail-Adresse(n).

Mehr erfahren

Wir stellen Ihnen EL mailarchive in unserem kostenfreien Webinar vor und geben Ihnen die Möglichkeit, die Lösung bis zu 30 Tage kostenfrei zu testen. Ausserdem helfen wir Ihnen mit  EL Config+  zudem bei der Konfiguration und Migration. Für alle weiteren Fragen stehen wir Ihnen unter +41 (0)55 552 27 91 oder via E-Mail zur Verfügung.


Neues Admin-Lizenzmodell für Cloud-E-Mail-Archivierungslösung EL mailarchive

5. Oktober 2022 In: Messaging

Mit EL mailarchive powered by MailStore bieten wir seit einigen Monaten eine E-Mail-Archivierungslösung aus der Cloud – ideal für Systemhäuser, die keine eigene Infrastruktur vorhalten, aber trotzdem von einer rechtkonformen Aufbewahrung mit einfacher Verwaltung profitieren wollen. Ab sofort wird das Lizenzmodell für Instanz-Administratoren angepasst, was Ihnen die Kalkulation noch weiter vereinfacht.

E-Mail-Archivierung Cloud

Der Instanz-Administrator wird automatisch angelegt, sobald eine neue Instanz erstellt wird. Er dient der vollumfänglichen Einrichtung und Administration des Services.

Folgende Berechnungsänderungen gelten künftig:

  • Sobald eine Instanz über 5 oder mehr Benutzerarchive (Instanz-Administrator ausgenommen) verfügt und im Konto des Administrators keine E-Mails archiviert sind, ist dieser Benutzer kostenfrei.
  • Sobald E-Mails im Konto des Instanz-Administrators archiviert werden oder weniger als 5 Benutzer in der Instanz vorhanden sind, wird der Account vollständig berechnet.

Für Sie als Systemhaus bedeutet das also eine noch einfachere Lizenzierung und Argumentationshilfe im Kundengespräch.

Das neue Lizenzmodell für den Instanz-Admin wird bereits für den gesamten Oktober Anwendung finden, sodass Sie als aktiver EL mailarchive-Partner jetzt schon davon profitieren. Dies gilt auch für bereits bestehende Instanzen.

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E-Mail-Archivierung – aber wie? So finden Sie die passende Umsetzung für alle Ansprüche

28. September 2022 In: Messaging

E-Mail-Archivierung ist rechtlich vorgeschrieben, und doch gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Umsetzung. Wie diese verschiedenen Wege aussehen, für welche Ansprüche und Infrastrukturen sie sich eignen und wie unsere konkreten Empfehlungen aussehen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

„Meine Kunden möchten ihre Daten lokal speichern“

Viele Endkunden wollen ihre Daten auf einer eigenen Infrastruktur sichern – ob aus Gründen des Datenschutzes oder weil sie keine Cloud-Services nutzen möchten. Hierfür bietet die klassische E-Mail-Archivierungslösung unseres deutschen Herstellers MailStore einen idealen Ansatz: Innerhalb weniger Minuten installiert, archiviert MailStore Server alle Nachrichten revisionssicher und zuverlässig auf den Systemen der Kunden.

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Microsoft stellt auf moderne Authentifizierung um ‒ wir helfen bei der Einrichtung

15. September 2022 In: Messaging

Zum 1. Oktober 2022 wird die Standardauthentifizierung für die Protokolle Outlook, EWS, RPS, POP, IMAP und EAS in Exchange Online deaktiviert und durch die moderne Authentifizierungsmethode OAuth2 ersetzt. Davon sind auch unsere E-Mail-Archivierungslösungen MailStore Server und EL mailarchive betroffen.

Mit EL Config+ helfen wir Ihnen dabei, die Benutzerkonten-Synchronisation und Archivierung auf Microsoft 365 Modern Authentication umzustellen. Für Sie bedeutet das:

  • Stellen Sie eine fehlerfreie Einrichtung der Modern Authentication sicher.
  • Greifen Sie auch in Zukunft störungsfrei auf Ihre Archive zu.
  • Schützen Sie die aufbewahrten E-Mails Ihrer Kunden noch effektiver.

Vereinbaren Sie noch heute Ihren individuellen Termin, um MailStore Server und EL mailarchive mit Ihrem Microsoft 365-Mandanten über moderne Authentifizierung zu verbinden, Benutzer zu synchronisieren und Archivierungsprofile anpassen zu lassen: jetzt buchen!

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