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Tech-Tipp: Techniker-Weiterleitung und E-Mail-Updates

3. Februar 2023 In: Service Automation

Wenn die E-Mail eines Kunden innerhalb des Teams weitergeleitet wird, ist schnell unklar, wer der eigentliche Absender ist. Unsere Automatisierungslösung HaloPSA löst dieses Problem, indem alle ein- und ausgehenden Mails im Ticketsystem abgebildet werden und so der Original-Absender jederzeit auf einen Blick erkennbar ist. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese Einstellung vornehmen.

So gehen Sie vor:

  • Wählen sie den Menüpunkt “Konfiguration” und klicken Sie auf “E-Mail”.
  • Stellen Sie sicher, dass die Option “Behandeln Sie weitergeleitete E-Mails von Technikern als Benutzer-E-Mails” im Bereich “Eingehende E-Mails“ aktiviert ist. So gewährleisten Sie, dass der Original-Absender auch bei einer weitergeleiteten Mail als Absender im Ticketsystem zugeordnet wird.
  • Scrollen Sie zur Überschrift “Ausgehende E-Mails” und wählen Sie die Option “Weiterleitung von Techniker-Updates per E-Mail an die Benutzer”.
  • Diese Option bietet die Möglichkeit, dass Kunden Benachrichtigungen direkt an einen Techniker versenden können, aber auch, dass der Techniker über seine persönliche Mail-Adresse kommunizieren kann, ohne sich vorher in das Ticketsystem einloggen zu müssen.
  • Die Kommunikation, die nach Abschluss der Einstellungen stattfindet, wird so über das Ticketsystem abgebildet, damit die Ticketbearbeitung auch für Kollegen nachvollziehbar ist, z. B. bei Übernahme im Krankheitsfall.

HaloPSA kennenlernen

Überzeugen Sie sich selbst von unserer All-in-One-Lösung für Managed Services Provider: Lernen Sie HaloPSA im kostenfreien Webinar kennen oder starten Sie direkt Ihren 30-tägigen Test. Für Fragen rund um die Software steht Ihnen unser Service Automation-Team gerne zur Verfügung, telefonisch unter +41 (0)55 552 27 89 sowie per E-Mail.


RMM, PSA oder beides?

19. Januar 2023 In: Service Automation

Früher oder später trifft jedes Systemhaus auf die Abkürzungen RMM und PSA. Schnell kommt die Frage auf, ob man sich für eine Variante entschieden muss – und wenn ja, für welche? Wir erklären, was es mit den Begriffen auf sich hat und zeigen die Unterschiede auf.

Was ist RMM?

RMM steht für “Remote Monitoring und Management”. Ziel ist es, das klassische Break-Fix-Modell abzulösen, also den Vor-Ort-Einsatz eines Technikers, wenn ein akutes Problem beim Kunden besteht. Nachteil dieses Turnschuh-IT-Ansatzes: Arbeit kann nur bei Ausfällen abgerechnet werden, was die Kalkulation aufgrund der Unregelmässigkeit unnötig schwer macht. Zudem wird es zumeist stressig, wenn sich Einsätze häufen.

Eine RMM-Lösung unterstützt IT-Dienstleister dabei, monatliche Fixpreise für die eigenen Dienstleistungen im Rahmen eines Managed Services-Modells abzurufen. Probleme werden beispielsweise durch Patch-Management und Monitoring erkannt, bevor sie entstehen, um Notfalleinsätze per Fernwartung zu verhindern.

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Tech-Tipp der Woche: So behalten Sie alle Tickets und Projekte im Blick

6. Januar 2023 In: Service Automation

Damit sich Ihre Kunden gut betreut fühlen, sollte Ihr Service-Team die Tickets und Projekte effizient bearbeiten. Doch wie können Sie im stressigen Systemhaus-Alltag den Überblick über alle Aufgaben behalten?

Ein Kanban-Board hilft Ihnen dabei: Sie können jederzeit sehen, welche Tickets bzw. Projekte noch erledigt werden müssen, welche schon bearbeitet werden und welche bereits abgeschlossen sind. Bei grösseren Projekten lassen sich zudem die einzelnen Teilaufgaben mit anzeigen, was das Ganze noch übersichtlicher macht.

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Tech-Tipp der Woche: flexible Abrechnung für besondere Situationen und Kunden

12. Dezember 2022 In: Service Automation

Nicht für jeden Ihrer Kunden ist eine monatliche Abrechnung der IT-Services die beste Lösung. In Schulen werden während der Ferienzeiten bspw. weniger Leistungen benötigt als sonst. Eine flexible Abrechnung geht auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Kunden ein, wodurch diese zufriedener und spätestens dann zu treuen Kunden werden.

Die PrePay-Funktionalität in HaloPSA, der All-in-One-Lösung für all Ihre MSP-Geschäftsprozesse, bildet dies optimal ab: Es lassen sich individuelle Budgets festlegen, die nur dann in Anspruch genommen werden, wenn Probleme auftreten. Das schont die Finanzen Ihrer Kunden und sorgt für grössere Flexibilität.

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Tech-Tipp: So prüfen Sie die Stimmungslage Ihrer Techniker zur Vermeidung von Umsatzverlusten

4. November 2022 In: Service Automation

Die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter bestimmt deren Produktivität sowie Leistungen im täglichen Geschäftsbetrieb. Denn: Negative Stimmungen im Unternehmen führen schnell dazu, dass beispielsweise Support-Tickets nicht mehr auf dem gewohnten Niveau bearbeitet werden. Die Folge: unzufriedene oder sogar verlorene Kunden und somit sinkende Umsätze.

Umso wichtiger ist es, die Stimmung Ihrer Mitarbeiter im Blick zu haben. Hier kann ein Tool helfen, das die interne Stimmung analysiert. Dazu gibt es mittlerweile zwar einige Standalone-Lösungen, doch noch einfacher ist es, diese Funktion als Teil einer All-in-One-Lösung zu nutzen – so haben Sie alles an einem Ort und müssen nicht zahlreiche Plattformen verwalten.

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Tech-Tipp der Woche: Lösungshilfen für neue Tickets erhalten

23. September 2022 In: Service Automation

Jedes neue Ticket stellt Ihre Techniker vor die Herausforderung, eine schnelle Lösung zu finden. Nicht immer ist direkt ersichtlich, wie sich das Problem beheben lässt – besonders, wenn dem entsprechenden Kollegen ein Fall zum ersten Mal vorliegt. Ein erster Hinweis auf die Lösung des Problems kann hier Gold wert sein.

Im Idealfall steht Ihren Technikern ein Lösungsfinder bereit, der mit der internen Dokumentation verknüpft ist. So lassen sich per Schlagwortsuche Artikel finden, die Hinweise zur Behebung des Problems liefern. Ausserdem werden bei der Suche auch Tickets mit ähnlichen Themen angezeigt, sodass nachvollzogen werden kann, wie andere Kollegen bei ähnlichen Fällen vorgegangen sind.

Diese Unterstützung bietet Ihnen HaloPSA, die All-in-One-Lösung für sämtliche MSP-Geschäftsprozesse. Neben der Erfassung von Ticketzeiten und dem praktischen Zuordnen von Tickets per Drag & Drop wartet die PSA-Software auch mit einem innovativen Lösungsfinder auf, der Ihren Technikern wie oben beschrieben erste Hilfestellung zur Problemlösung an die Hand gibt. So sorgen Sie nicht nur intern für schnellere Prozesse, sondern auch für mehr Zufriedenheit bei Ihren Kunden.

Mehr zu HaloPSA

Die PSA-Software bündelt Geschäftsprozesse an einem Ort, die sonst über zahlreiche Insellösungen abgewickelt werden. Das erleichtert Ihren Arbeitsalltag erheblich.

In unserem  kostenlosen Webinar  stellen wir Ihnen die Lösung im Detail vor. Ausserdem können Sie sich Ihre persönliche 30-tägige Testversion sichern. Bei Fragen oder Wünschen stehen wir Ihnen jederzeit gerne telefonisch unter +41 (0)55 552 27 89 oder  per E-Mail zur Verfügung.


Tech-Tipp der Woche: alle wichtigen Infos im Blick mit individuellen Dashboards

26. August 2022 In: Service Automation

Als Systemhaus leben Sie heutzutage von der Verfügbarkeit von Daten. Umso ärgerlicher, wenn Sie benötigte Kennzahlen erst suchen müssen und so wertvolle Zeit verlieren. Dank individueller Dashboards für z.B. Geschäftsführung und Support haben Sie alle wichtigen Informationen jederzeit im Blick.

Wie viele Support-Tickets sind offen? Wie hoch ist die Zufriedenheit meiner Kunden? Solche Informationen helfen nicht nur, kurzfristige Optimierungen im Geschäftsalltag vorzunehmen – bei einer langfristigen Betrachtung lassen sich daraus auch strategische Entscheidungen ableiten.

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Tech-Tipp der Woche: Haben alle Ihre Techniker gleich viel zu tun? Ordnen Sie Tickets per Drag & Drop zu

12. August 2022 In: Service Automation

Wie viele Tickets haben Ihre Techniker in der Warteschlange? Wie können Sie die Tickets effizient sowie entsprechend der Auslastung zuweisen und so für eine optimale Verteilung sorgen? Abhilfe schafft hier ein so genanntes PSA-Tool, mit dem Sie Ihre Teams und deren Tickets dank eines zentralen Dashboards jederzeit im Blick haben.

Und so funktioniert’s:

Eine Auslastungsanzeige gibt Ihnen einen Überblick, wer wie viele Tickets in der Warteschlange hat. Neben dem Namen des jeweiligen Technikers im Team wird Ihnen direkt die Anzahl seiner Tickets angezeigt. Ein zentraler Dispatcher oder auch die Techniker selbst können die Tickets ganz einfach zuweisen. Soll ein Ticket einen neuen Zuständigen erhalten, kann dies im Handumdrehen per Drag & Drop erledigt werden.

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Tech-Tipp der Woche: So können Sie Support-Tickets schneller bearbeiten

29. Juli 2022 In: Service Automation

Die Bearbeitung von Support-Tickets ist ein grosser Teil Ihres Arbeitsalltags. Jedes Ticket, das schnell gelöst oder gar nicht erst angelegt wird, spart Ihnen Zeit und damit letztlich auch Geld. Das gelingt beispielsweise, indem Sie direkt aus dem Ticketsystem auf die Dokumentation zugreifen.

Und so funktioniert es:

Erhält ein Kunde genau zum richtigen Zeitpunkt die gewünschte Information, kann er ein Problem möglicherweise selbst lösen, ohne den Support kontaktieren zu müssen. Das spart beiden Seiten Zeit und Nerven. Unsere All-in-One-Lösung HaloPSA setzt genau das um: Erstellt ein Kunde ein neues Ticket über das Self-Service-Portal und gibt bestimmte Schlagwörter in das Textfeld ein, öffnet sich automatisch ein Fenster, das auf passende Artikel aus der Wissensdatenbank verlinkt.

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Tech-Tipp der Woche: Erfassung von Ticketzeiten und Material mit HaloPSA

15. Juli 2022 In: Service Automation

Zeit ist Geld: Wie viel eigentlich abrechenbare Arbeitszeit wird nicht erfasst, weil Ihre Techniker die aufgewendete Dauer für Tickets und Vorgänge nicht schnell und einfach dokumentieren können? Hierbei hilft Ihnen HaloPSA, die All-in-One-Lösung für MSP: Das integrierte Ticketsystem erlaubt Ihnen eine sekundengenaue Arbeitszeiterfassung Ihrer Mitarbeiter mit einem Timer.

Und so funktioniert es:

Beim Öffnen des Ticket-Tabs können Sie den Timer automatisch starten lassen. Dieser läuft so lange, bis der Tab wieder geschlossen wird. Auch Aufgaben, die länger dauern – wie beispielsweise Installationen –, werden im Hintergrund getrackt. Währenddessen können Ihre Mitarbeiter andere Aufgaben erledigen, die ebenfalls mit der individuell aufgewendeten Zeit erfasst werden. So geht Ihnen keine Sekunde verloren – und somit auch kein Geld!

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