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E-Mail-Archivierung – aber wie? So finden Sie die passende Umsetzung für alle Ansprüche

28. September 2022 In: Messaging

E-Mail-Archivierung ist rechtlich vorgeschrieben, und doch gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Umsetzung. Wie diese verschiedenen Wege aussehen, für welche Ansprüche und Infrastrukturen sie sich eignen und wie unsere konkreten Empfehlungen aussehen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

„Meine Kunden möchten ihre Daten lokal speichern“

Viele Endkunden wollen ihre Daten auf einer eigenen Infrastruktur sichern – ob aus Gründen des Datenschutzes oder weil sie keine Cloud-Services nutzen möchten. Hierfür bietet die klassische E-Mail-Archivierungslösung unseres deutschen Herstellers MailStore einen idealen Ansatz: Innerhalb weniger Minuten installiert, archiviert MailStore Server alle Nachrichten revisionssicher und zuverlässig auf den Systemen der Kunden.

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Version 22.3 veröffentlicht: MailStore jetzt noch sicherer und benutzerfreundlicher

27. September 2022 In: Messaging

Unser Hersteller MailStore hat eine neue Version seiner E-Mail-Archivierungslösung “made in Germany” veröffentlicht: v 22.3 ist nun u. a. noch besser vor Brute-Force-Attacken geschützt und bietet ein optimiertes Outlook-Add-in.

Alle Neuerungen auf einen Blick:

  • Verbesserter Brute-Force-Schutz: Fehlgeschlagene Login-Versuche verzögern den Anmeldeprozess, sodass kein Unbefugter auf Ihre Archive zugreifen kann.
  • Outlook-Add-in für Microsoft Outlook 2021: Nutzen Sie MailStore jetzt auch in der neuesten Version des E-Mail-Clients und profitieren Sie zudem von einem noch leichteren Login-Prozess.
  • Vereinfachte Ausführung von Profilen: Die automatische serverseitige Ausführung von Benutzerprofilen lässt sich nun auch über die Administrations-API ändern.

Der Release folgt dem angepassten Versionierungsschema des Herstellers. Eine ausführliche Übersicht über die Neuerungen finden Sie auf dem MailStore-Blog.

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Bessere Chancen vor Gericht dank E-Mail-Archivierung

19. September 2022 In: Messaging

E-Mails enthalten sensible Informationen, beispielsweise Personaldaten oder Inhalte zu wichtigen Projekten. Gehen solche Nachrichten verloren, kann das im Falle eines Rechtsstreits entscheidend für dessen Ausgang sein, da E-Mails oft der einzige Nachweis für Absprachen zwischen Streitparteien sind. Eine E-Mail-Archivierungslösung ist also nicht nur aufgrund der Aufbewahrungspflicht, sondern auch aus Gründen der Beweisführung für Unternehmen unabdingbar.

Bei der E-Mail-Archivierung müssen grundsätzlich einige rechtliche Bestimmungen beachtet werden. Die reine Sicherung über ein Backup reicht beispielsweise nicht aus, da die Daten immer wieder überschrieben werden.

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Microsoft stellt auf moderne Authentifizierung um ‒ wir helfen bei der Einrichtung

15. September 2022 In: Messaging

Zum 1. Oktober 2022 wird die Standardauthentifizierung für die Protokolle Outlook, EWS, RPS, POP, IMAP und EAS in Exchange Online deaktiviert und durch die moderne Authentifizierungsmethode OAuth2 ersetzt. Davon sind auch unsere E-Mail-Archivierungslösungen MailStore Server und EL mailarchive betroffen.

Mit EL Config+ helfen wir Ihnen dabei, die Benutzerkonten-Synchronisation und Archivierung auf Microsoft 365 Modern Authentication umzustellen. Für Sie bedeutet das:

  • Stellen Sie eine fehlerfreie Einrichtung der Modern Authentication sicher.
  • Greifen Sie auch in Zukunft störungsfrei auf Ihre Archive zu.
  • Schützen Sie die aufbewahrten E-Mails Ihrer Kunden noch effektiver.

Vereinbaren Sie noch heute Ihren individuellen Termin, um MailStore Server und EL mailarchive mit Ihrem Microsoft 365-Mandanten über moderne Authentifizierung zu verbinden, Benutzer zu synchronisieren und Archivierungsprofile anpassen zu lassen: jetzt buchen!

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Public-, Private- & Hybrid-Cloud: was dahintersteckt und wohin der Trend geht

8. September 2022 In: Backup & Storage, Messaging, Security

„Eine Private-Cloud ist wie das Ansehen von Videos auf einem lokalen Rechner, während die Public-Cloud einem Streamingportal entspricht.“ Es gibt viele solcher Vergleiche, aber was bedeuten die Begriffe wirklich und was ist eigentlich eine Hybrid-Cloud? Wir klären auf und zeigen Ihnen gleichzeitig passende Lösungen aus unserem Portfolio.

Public-Cloud

Bei der Public-Cloud werden Infrastrukturen und Ressourcen von einem Drittanbieter bereitgestellt, sodass Speichervolumen und Lizenzen bedarfsgerecht abgerufen werden können. Sie als IT-Dienstleister haben die Wahl, externe Cloud-Services oder Ihre bestehenden Systeme zu nutzen, um Ihren Kunden Software as a Service anzubieten, wodurch keine Hardware vor Ort gestellt werden muss. Ein weiterer Vorteil von Services aus der Public-Cloud: die zentrale Erreichbarkeit, wodurch mobiles Arbeiten und Home Office kostengünstig ermöglicht werden kann.

Wenn Sie künftig auf eine externe Infrastruktur setzen wollen, können Sie unter anderem auf unsere Lösungen EL mailarchive für die E-Mail-Archivierung,  EL storage als S3-kompatiblen Speicherplatz sowie Carbonite Server Backup oder Cove Data Protection für Backups zurückgreifen.

Sollten Sie über eigene Rechenzentrumskapazitäten verfügen, können Sie Lösungen wie MailStore SPE für die E-Mail-Archivierung und Carbonite Server Backup selbst hosten.

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NEU in v22.2: MailStore unterstützt Windows 11 und Windows Server 2022

29. Juni 2022 In: Messaging

Unser deutscher Hersteller MailStore hat Version 22.2 seiner E-Mail-Archivierungslösung veröffentlicht. Der Release, der dem neuen Versionierungsschema folgt, ermöglicht u. a. eine Nutzung auf den neuesten Betriebssystemen und bietet weitere Optimierungen hinsichtlich Stabilität, Sicherheit und Performance.

Mit Version 22.2 ermöglicht Ihnen MailStore die Nutzung auf den neuesten Betriebssystemen von Microsoft: Windows 11 und Windows Server 2022. Damit erhalten Sie ein Höchstmass an Flexibilität und Unabhängigkeit bei der Wahl des Betriebssystems.

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Outlook-Performance-Probleme nachhaltig mit MailStore lösen

21. Juni 2022 In: Messaging

Jeder kennt’s: Das Postfach quillt über und es dauert zwangsläufig lange, bis Outlook die gewünschte E-Mail oder einen Anhang geladen hat. Einfach löschen sollte man die Daten aber auf keinen Fall, da rechtlich vorgeschrieben ist, jeglichen E-Mail-Verkehr für gewisse Zeiträume aufzubewahren. Zudem bestehen weitreichende Compliance-Anforderungen. Microsoft stellt hierfür zwar einzelne native Archivierungsoptionen zur Verfügung, diese sind aber stark begrenzt. Wieso es also notwendig und auch sicherer ist, auf spezialisierte E-Mail-Archivierungslösungen wie MailStore Server oder die MailStore SPE zurückzugreifen, erklären wir Ihnen hier.

Microsoft-interne Lösungen

Microsoft bietet einzelne Archivierungslösungen innerhalb der Software. So können Sie beispielsweise Daten über die Option AutoArchivieren in PST-Dateien umwandeln und auf einer (externen) Festplatte speichern. PST-Dateien sind allerdings schwer zu sichern, fehleranfällig und erzeugen einen grossen Arbeitsaufwand bei Ihnen als IT-Administrator. Auch der Archiv-Ordner ist trotz seines Namens weder eine rechtskonforme Lösung noch verschlankt er das Postfach. Daten werden lediglich unkomprimiert innerhalb von Outlook verschoben.

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E-Mail-Archivierung: So finden Sie den richtigen Ansatz

9. Mai 2022 In: Messaging

Postfächer verschlanken, Mailserver entlasten, Nachrichten wiederfinden ‒ es gibt viele Gründe für den Einsatz einer professionellen E-Mail-Archivierungslösung. Doch welche Strategie soll bei der Aufbewahrung verfolgt werden? Wir stellen Ihnen Postfacharchivierung und Journaling vor. 

MailStore-Archivierungstypen

Die Ansätze der E-Mail-Archivierung im Überblick: 

  • Postfacharchivierung: Sämtliche E-Mails werden in regelmässigen Intervallen in ein zentrales Archiv kopiert und lassen sich danach automatisiert aus den Postfächern löschen. Mit dieser Methode verringern Sie gezielt den Speicherbedarf und entlasten so Ihren Mailserver. 
  • Journaling: Alle ein- und ausgehenden Nachrichten werden ins Archiv kopiert, noch bevor Sie die Postfächer erreichen bzw. verlassen. Auf diese Weise garantieren Sie eine revisionssichere Aufbewahrung nach rechtlichen Vorgaben. 

Je nach Kontext kann es sinnvoll sein, sich auf einen der Ansätze zu konzentrieren oder eine Kombination aus Postfacharchivierung und Journaling anzustreben. 

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Technische Live-Demo: E-Mail-Archivierung für Microsoft 365 mit MailStore Server einrichten

2. Mai 2022 In: Messaging

Viele wissen nicht, dass Microsoft 365 zwar über ein Archiv verfügt, dies aber nicht zwangsläufig die gesetzlichen Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung erfüllt. Durch eine externe Lösung wie MailStore Server halten Sie gesetzliche Vorgaben ein und werden unabhängiger von der Microsoft-Infrastruktur.

In unserer technischen Live-Demo am 14.06. um 14.30 Uhr zeigt Ihnen unser Support-Kollege Yannick Jahn zusammen mit dem Hersteller, wie Sie MailStore Server erfolgreich einrichten und in Kombination mit Microsoft 365 nutzen.

Profitieren Sie von den Praxis-Tipps unserer Experten: jetzt kostenfrei anmelden!

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MailStore 22.1 ist da: automatisches Admin-Feedback bei Status-Reports

23. März 2022 In: Messaging

Unser deutscher Hersteller MailStore hat Version 22.1 seiner E-Mail-Archivierungslösung veröffentlicht. Der Release folgt dem neuen Versionierungsschema, nimmt Administratoren noch einmal deutlich Arbeit ab und enthält weiter verbesserte Compliance- sowie Sicherheitsfunktionen.

In der neuen Version lässt sich aus der Betreffzeile des Status-Reports nun automatisch ablesen, ob das Eingreifen eines Admins nötig ist. Hierdurch sehen IT-Administratoren bereits auf einen Blick und ohne Öffnen der E-Mail, ob Handlungsbedarf besteht und gewinnen so kostbare zeitliche Ressourcen. Zudem muss der Client nach dem Einspielen einer neuen Lizenz nicht mehr neu gestartet werden.

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