Fachanwalt erklärt im Video: E-Mail-Archivierung in der Schweiz

Rechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Zahlungsbelege und Verträge: Eine Aufbewahrungspflicht gilt besonders dann für E-Mails, wenn Geschäfte darüber vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht werden – Grundlage hierfür ist die Buchführungspflicht nach Art. 957 5. OR (Obligationenrecht).

Zu diesem Thema haben wir gemeinsam mit unserem E-Mail-Archivierungs-Hersteller MailStore und Fachanwalt Bruno Wildhaber vom Kompetenzzentrum Records Management aus Zürich gesprochen.

Erfahren Sie in unserem Interview unter anderem,

MailStore-Software in Version 23.2: deutsche E-Mail-Archivierungslösungen jetzt mit Multi-Faktor-Authentifizierung

Die E-Mail-Archivierungslösungen MailStore Server und MailStore Service Provider Edition (SPE) sind in Version 23.2 erschienen. Hiermit erhöht der deutsche Hersteller MailStore die ohnehin hohe Sicherheit der Software noch einmal.

Die Neuerungen beziehen sich auf Endpunkte mit integrierter Authentifizierung, also solche, die nicht über Services wie Microsoft 365 synchronisiert werden:

How-to-Video: So legen Sie Aufbewahrungsrichtlinien für E-Mail-Archive fest

Als IT-Administrator haben Sie keine Zeit, sich um einzelne E-Mails zu kümmern. Aufbewahrungsrichtlinien machen Ihnen das Leben leichter, da Sie Regeln für mehrere Nachrichten gleichzeitig festlegen können.

MailStore, unser deutscher E-Mail-Archivierungsexperte, unterstützt seit Neuestem die Filterung nach Archiven. In unserem zweiminütigen Video stellen wir Ihnen die Nutzung dieser Funktion Schritt für Schritt vor.

Mehr zu MailStore

Weitere Informationen zu MailStore Server sowie der MailStore Service Provider Edition erhalten Sie in unseren kostenfreien Webinaren. Sichern Sie sich ausserdem Ihre Testversion der beiden Lösungen. Für Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung, telefonisch unter +41 (0)55 552 27 91 sowie per E-Mail.

Technische Live-Demo: So richten Sie E-Mail-Archivierung as a Service effizient ein 

E-Mail-Archivierung as a Service ist die ideale Ergänzung für Ihr MSP-Portfolio: Sie ist rechtlich vorgeschrieben und lässt sich problemlos mit weiteren Dienstleistungen kombinieren. Mit der MailStore Service Provider Edition (SPE) haben Sie hierfür die perfekte Lösung. In unserer technischen Live-Demo am 15.06.2023 um 14:30 Uhr zeigt Ihnen Sönke Töpper, Technical Support Specialist bei MailStore, zusammen mit unserem Kollegen Yannick Jahn, wie Sie die MailStore SPE einrichten und im Geschäftsalltag nutzen ‒ natürlich mit zahlreichen Tipps und Best Practices.

Melden Sie sich jetzt kostenlos an!

Die Agenda:

• Warum E-Mail-Archivierung as a Service?
• MailStore, der Marktführer aus Deutschland
• Die MailStore SPE: Überblick und Architektur
• Ihre Mehrwerte als MSP
• Live-Demo: So richten Sie die MailStore SPE effizient ein

Selbstverständlich können Sie Ihre individuellen Fragen an unsere Referenten stellen. Sichern Sie sich jetzt einen Platz!

Mehr zu MailStore

Sie möchten die deutsche E-Mail-Archivierungslösung vor der Live-Demo näher kennenlernen? Melden Sie sich zu unserem kostenlosen Webinar an oder sichern Sie sich direkt eine Testversion. Für mehr Informationen stehen wir Ihnen jederzeit gerne unter +41 (0)55 552 27 91 oder per Mail zur Verfügung.

Ransomware-Vorfall bei Rackspace: erneuter Beleg für Notwendigkeit von E-Mail-Archivierung

Im Dezember verloren zahlreiche Kunden des IT-Services-Providers Rackspace den Zugriff auf ihre E-Mails. Grund dafür: ein Ransomware-Angriff. Seitdem bietet Rackspace Kunden die Migration zu Microsoft 365 an, doch die Hosted Exchange-Umgebungen sind weiterhin noch nicht wieder im Einsatz.

Was durch diesen Vorfall deutlich wird: E-Mails, die in der Cloud gesichert sind, sind nicht automatisch vor Verlust geschützt. Durch versehentliches oder mutwilliges Löschen, Server-Ausfälle oder Cyberangriffe können Nachrichten verloren gehen – und damit die darin enthaltenen Informationen, die mitunter kritische Geschäftsvorgänge betreffen. Das kann neben verringerter Produktivität und Wirtschaftlichkeit auch fatale rechtliche Folgen wie Bussgelder, Reputationsverlust oder Gerichtsverfahren haben. Doch wie lassen sich solche Szenarien vermeiden?

Achtung: Die Standardauthentifizierung für Microsoft 365-Kunden wird für MailStore eingestellt

In letzter Zeit ist es bei Microsoft 365-Kunden (M365) unseres deutschen E-Mail-Archivierungsexperten MailStore häufiger zu unterschiedlichen Fehlermeldungen gekommen. Die Ursache ist überall, dass noch immer die Standardauthentifizierung eingesetzt wird. Natürlich bleibt MailStore auch in Zukunft mit M365 kompatibel. Damit Sie Ihren Kunden allerdings schnell helfen können, klären wir auf und beantworten die wichtigsten Fragen.

Warum gibt es diese Fehlermeldungen?

Microsoft hat am 01. Oktober 2022 damit begonnen, die Standardauthentifizierung (Basic Authentication) für Microsoft 365-Kunden endgültig einzustellen und nur noch Modern Authentication (MA) zu unterstützen. Diese Umstellung auf MA sorgt dafür, dass Benutzerkonten und die darin enthaltenen Daten weitaus besser geschützt sind als bei der Standardauthentifizierung. MailStore ist selbstverständlich weiterhin mit M365 kompatibel und unterstützt die moderne Authentifizierung bereits seit Version 13. Sie müssen also auch zukünftig nicht auf die Vorteile dieser unabhängigen, rechtssicheren E-Mail-Archivierung verzichten.

Technische Live-Demo: E-Mail-Archivierung für Service Provider – Tipps & Best Practices

Mit E-Mail-Archivierung as a Service bieten Sie Ihren Kunden etwas, das alle Unternehmen benötigen, beispielsweise aus rechtlicher Sicht. Die perfekte Lösung zur Umsetzung: die MailStore Service Provider Edition. Doch wie setzen Sie diese E-Mail-Archivierungslösung “made in Germany” täglich optimal bei Ihren Kunden ein?

In unserer kostenfreien technischen Live-Demo am 17.11.2022 um 14:30 Uhr zeigen Ihnen Heiko Borchardt, Sales Engineer bei MailStore, und unser Support-Kollege Yannick Jahn, wie Sie

• die MailStore SPE einrichten und
• im Arbeitsalltag nutzen.

Dabei geben wir Ihnen konkrete Tipps und aktuelle Best Practices mit an die Hand. Nutzen Sie die Chance, Tipps direkt vom Hersteller zu erhalten und melden Sie sich noch heute an!

Kostenlos für EBERTLANG-Partner: exklusives Marketing-Kit für die MailStore Service Provider Edition

E-Mail-Archivierung as a Service ist besonders für kleine Unternehmen ohne eigene Infrastruktur von großem Vorteil. Viele sind sich der Wichtigkeit einer E-Mail-Archivierung jedoch gar nicht bewusst. Zu Ihren Aufgaben als Managed Services Provider zählt daher auch, Ihren Kunden klarzumachen, warum sie eine solche Software dringend benötigen.

Um Ihnen dies so einfach wie möglich zu gestalten, stellen wir Ihnen ein kostenloses Marketing-Kit unseres deutschen Herstellers MailStore zur Verfügung. Darin finden Sie zahlreiche Materialien, die Ihnen dabei helfen, die MailStore Service Provider Edition (E-Mail-Archivierungslösung für MSP) bei Ihren Kunden zu platzieren:

• MailStore SPE-Produktbroschüre
• MailStore SPE-Flyer
• Handouts für IT-Entscheidungsträger
• Mailingvorlagen (Text- und HTML-Format)
• Social Media-Grafiken
• Ungebrandetes Video zum Thema „Microsoft 365“

Alle Materialien können Sie schnell und einfach mit Ihrem eigenen Firmen-Logo ergänzen und somit individuell anpassen.

Laden Sie das Marketing-Kit hier kostenlos herunter.

Mehr zu MailStore

Erhalten Sie in nur 30 Minuten einen ersten Eindruck von der MailStore SPE und besuchen Sie unser kostenfreies Webinar. Oder legen Sie direkt selbst los und fordern Sie Ihre Testversion an. Für Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung: telefonisch unter +41 (0)55 552 27 91 oder via E-Mail.

Warum E-Mail-Archivierung für die Finanzbranche unverzichtbar ist

Jeden Tag werden höchst sensible Informationen in Finanzunternehmen per E-Mail empfangen, versendet und weitergeleitet. Dazu gehören beispielsweise Verträge und Rechnungen – kurzum: geschäftskritische und hochsensible Informationen. EU-weite Gesetze schreiben vor, dass Wertpapierfirmen alle von ihnen erbrachten Tätigkeiten, Geschäfte und Dienstleistungen aufzeichnen müssen – also auch die Kommunikation, die via E-Mail stattfindet.

Backups allein reichen nicht aus

Viele Unternehmen sind sich bereits der Wichtigkeit von Backups zur Disaster Recovery – also der Wiederherstellung von Daten von einem externen Speichermedium – bewusst. Eine E-Mail-Archivierung hingegen bewahrt sämtliche E-Mail-Daten einschliesslich Anhängen originalgetreu, revisionssicher und über einen langen Zeitraum hinweg nach individuellen Richtlinien auf. So können rechtliche Vorschriften, wie beispielsweise Aufbewahrungsrichtlinien für personenbezogene Daten, sicher eingehalten werden.

E-Mail-Archivierung – aber wie? So finden Sie die passende Umsetzung für alle Ansprüche

E-Mail-Archivierung ist rechtlich vorgeschrieben, und doch gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Umsetzung. Wie diese verschiedenen Wege aussehen, für welche Ansprüche und Infrastrukturen sie sich eignen und wie unsere konkreten Empfehlungen aussehen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

„Meine Kunden möchten ihre Daten lokal speichern“

Viele Endkunden wollen ihre Daten auf einer eigenen Infrastruktur sichern – ob aus Gründen des Datenschutzes oder weil sie keine Cloud-Services nutzen möchten. Hierfür bietet die klassische E-Mail-Archivierungslösung unseres deutschen Herstellers MailStore einen idealen Ansatz: Innerhalb weniger Minuten installiert, archiviert MailStore Server alle Nachrichten revisionssicher und zuverlässig auf den Systemen der Kunden.