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Outlook-Performance-Probleme nachhaltig mit MailStore lösen

21. Juni 2022 In: Messaging

Jeder kennt’s: Das Postfach quillt über und es dauert zwangsläufig lange, bis Outlook die gewünschte E-Mail oder einen Anhang geladen hat. Einfach löschen sollte man die Daten aber auf keinen Fall, da rechtlich vorgeschrieben ist, jeglichen E-Mail-Verkehr für gewisse Zeiträume aufzubewahren. Zudem bestehen weitreichende Compliance-Anforderungen. Microsoft stellt hierfür zwar einzelne native Archivierungsoptionen zur Verfügung, diese sind aber stark begrenzt. Wieso es also notwendig und auch sicherer ist, auf spezialisierte E-Mail-Archivierungslösungen wie MailStore Server oder die MailStore SPE zurückzugreifen, erklären wir Ihnen hier.

Microsoft-interne Lösungen

Microsoft bietet einzelne Archivierungslösungen innerhalb der Software. So können Sie beispielsweise Daten über die Option AutoArchivieren in PST-Dateien umwandeln und auf einer (externen) Festplatte speichern. PST-Dateien sind allerdings schwer zu sichern, fehleranfällig und erzeugen einen grossen Arbeitsaufwand bei Ihnen als IT-Administrator. Auch der Archiv-Ordner ist trotz seines Namens weder eine rechtskonforme Lösung noch verschlankt er das Postfach. Daten werden lediglich unkomprimiert innerhalb von Outlook verschoben.

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E-Mail-Archivierung: So finden Sie den richtigen Ansatz

9. Mai 2022 In: Messaging

Postfächer verschlanken, Mailserver entlasten, Nachrichten wiederfinden ‒ es gibt viele Gründe für den Einsatz einer professionellen E-Mail-Archivierungslösung. Doch welche Strategie soll bei der Aufbewahrung verfolgt werden? Wir stellen Ihnen Postfacharchivierung und Journaling vor. 

MailStore-Archivierungstypen

Die Ansätze der E-Mail-Archivierung im Überblick: 

  • Postfacharchivierung: Sämtliche E-Mails werden in regelmässigen Intervallen in ein zentrales Archiv kopiert und lassen sich danach automatisiert aus den Postfächern löschen. Mit dieser Methode verringern Sie gezielt den Speicherbedarf und entlasten so Ihren Mailserver. 
  • Journaling: Alle ein- und ausgehenden Nachrichten werden ins Archiv kopiert, noch bevor Sie die Postfächer erreichen bzw. verlassen. Auf diese Weise garantieren Sie eine revisionssichere Aufbewahrung nach rechtlichen Vorgaben. 

Je nach Kontext kann es sinnvoll sein, sich auf einen der Ansätze zu konzentrieren oder eine Kombination aus Postfacharchivierung und Journaling anzustreben. 

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