Tech-Tipp: Vor- und Nachteile von Journaling & Postfacharchivierung und wieso sie in Kombination noch besser sind

Sie kennen es: Die Postfächer Ihrer Kunden sind überfüllt, der Mail-Server überfordert und wichtige E-Mails gehen bewusst oder unbewusst verloren. Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung bietet daher eine Kombination aus Journaling und Postfacharchivierung, sodass verlorene E-Mails und Dateianhänge sowie unaufgeräumte Postfächer der Vergangenheit angehören.

Um zu verstehen, wieso die Kombination aus Archivierung und Journaling so entscheidend für eine gute E-Mail-Archivierungslösung ist, gilt es zunächst zu klären, wo die Unterschiede zwischen den beiden Ansätzen liegen:

1. Postfacharchivierung

Bei der Postfacharchivierung werden alle E-Mails in regelmäßigen Abständen aus den Benutzerpostfächern in ein zentrales Archiv kopiert. Innerhalb des Archivs wird dieselbe Ordnerstruktur abgebildet, die auch der Nutzer sieht, beispielsweise in Outlook.

Ein großer Vorteil: Durch vordefinierte Aufbewahrungsrichtlinien können bereits archivierte E-Mails aus den Postfächern der Benutzer gelöscht werden, wodurch der E-Mail-Server entlastet, Storage-Anforderungen reduziert und Probleme mit Postfachbegrenzungen behoben werden. Ihre Kunden können so über das Archiv auf ihre E-Mails zugreifen, selbst wenn diese bereits vom E-Mail-Server gelöscht wurden.

Allerdings garantiert die Archivierung von Benutzerpostfächern kein vollständiges, revisionssicheres Archiv, da zwischen den Archivierungszyklen E-Mails gelöscht oder manipuliert werden können. Ebenso können durch externe Einflüsse – wie z. B. Cyberattacken – E-Mails noch vor der Postfacharchivierung verloren gehen.

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Version 22.3 veröffentlicht: MailStore jetzt noch sicherer und benutzerfreundlicher

Unser Hersteller MailStore hat eine neue Version seiner E-Mail-Archivierungslösung “made in Germany” veröffentlicht: v 22.3 ist nun u. a. noch besser vor Brute-Force-Attacken geschützt und bietet ein optimiertes Outlook-Add-in.

Alle Neuerungen auf einen Blick:

• Verbesserter Brute-Force-Schutz: Fehlgeschlagene Login-Versuche verzögern den Anmeldeprozess, sodass kein Unbefugter auf Ihre Archive zugreifen kann.
• Outlook-Add-in für Microsoft Outlook 2021: Nutzen Sie MailStore jetzt auch in der neuesten Version des E-Mail-Clients und profitieren Sie zudem von einem noch leichteren Login-Prozess.
• Vereinfachte Ausführung von Profilen: Die automatische serverseitige Ausführung von Benutzerprofilen lässt sich nun auch über die Administrations-API ändern.

Der Release folgt dem angepassten Versionierungsschema des Herstellers. Eine ausführliche Übersicht über die Neuerungen finden Sie auf dem MailStore-Blog.

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Outlook-Performance-Probleme nachhaltig mit MailStore lösen

Jeder kennt’s: Das Postfach quillt über und es dauert zwangsläufig lange, bis Outlook die gewünschte E-Mail oder einen Anhang geladen hat. Einfach löschen sollte man die Daten aber auf keinen Fall, da rechtlich vorgeschrieben ist, jeglichen E-Mail-Verkehr für gewisse Zeiträume aufzubewahren. Zudem bestehen weitreichende Compliance-Anforderungen. Microsoft stellt hierfür zwar einzelne native Archivierungsoptionen zur Verfügung, diese sind aber stark begrenzt. Wieso es also notwendig und auch sicherer ist, auf spezialisierte E-Mail-Archivierungslösungen wie MailStore Server oder die MailStore SPE zurückzugreifen, erklären wir Ihnen hier.

Microsoft-interne Lösungen

Microsoft bietet einzelne Archivierungslösungen innerhalb der Software. So können Sie beispielsweise Daten über die Option AutoArchivieren in PST-Dateien umwandeln und auf einer (externen) Festplatte speichern. PST-Dateien sind allerdings schwer zu sichern, fehleranfällig und erzeugen einen grossen Arbeitsaufwand bei Ihnen als IT-Administrator. Auch der Archiv-Ordner ist trotz seines Namens weder eine rechtskonforme Lösung noch verschlankt er das Postfach. Daten werden lediglich unkomprimiert innerhalb von Outlook verschoben.

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E-Mail-Archivierung: So finden Sie den richtigen Ansatz

Postfächer verschlanken, Mailserver entlasten, Nachrichten wiederfinden ‒ es gibt viele Gründe für den Einsatz einer professionellen E-Mail-Archivierungslösung. Doch welche Strategie soll bei der Aufbewahrung verfolgt werden? Wir stellen Ihnen Postfacharchivierung und Journaling vor. 

Die Ansätze der E-Mail-Archivierung im Überblick: 

• Postfacharchivierung: Sämtliche E-Mails werden in regelmässigen Intervallen in ein zentrales Archiv kopiert und lassen sich danach automatisiert aus den Postfächern löschen. Mit dieser Methode verringern Sie gezielt den Speicherbedarf und entlasten so Ihren Mailserver. 
• Journaling: Alle ein- und ausgehenden Nachrichten werden ins Archiv kopiert, noch bevor Sie die Postfächer erreichen bzw. verlassen. Auf diese Weise garantieren Sie eine revisionssichere Aufbewahrung nach rechtlichen Vorgaben. 

Je nach Kontext kann es sinnvoll sein, sich auf einen der Ansätze zu konzentrieren oder eine Kombination aus Postfacharchivierung und Journaling anzustreben. 

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