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E-Mail-Backups sind keine rechtssichere E-Mail-Archivierung: 5 Irrtümer und ein Vergleich

26. Oktober 2022 In: Messaging

Von “Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche” bis hin zu “E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne”: Solche Aussagen haben Sie sicherlich schon in Kundengesprächen gehört. Diese durchaus gängigen Irrtümer können allerdings schwerwiegende rechtliche Folgen für Unternehmen haben – vor allem, wenn durch E-Mails ein Geschäft vorbereitet, abgeschlossen, abgewickelt oder rückgängig gemacht wurde (z. B. Rechnungen, Angebote, Support- oder Terminanfragen). Damit Sie Ihre Kunden optimal beraten können, klären wir diese Irrtümer auf und liefern gleichzeitig einen Vergleich.

Schauen wir uns zunächst die fünf größten Irrtümer an, die vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen weit verbreitet sind:

Irrtum #1: “E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne.”
Jeder Geschäftsbetrieb, egal welcher Größe, ist verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. Denn: Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD). Bedeutet: Jedes Unternehmen muss archivieren.

Irrtum #2: “Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche.”
Ein Backup wird in der Regel täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt und bildet eine Momentaufnahme des Systems ab. Gelöschte oder geänderte Dateien werden dabei nach einer gewissen Zeit überschrieben. Diese Form der Datensicherung ist nicht manipulationssicher und reicht daher nicht aus, um eine revisionssichere E-Mail-Archivierung zu gewährleisten. Hier benötigt es zwingend eine E-Mail-Archivierungslösung wie die unseres deutschen Herstellers MailStore, welche unter anderem durch Journalarchivierung für ein “komplettes Archiv” sorgt.

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MailStore Outlook-Add-in: Zugriff auf archivierte E-Mails mit nur einem Klick

21. Oktober 2019 In: Messaging

Ein eigentlich abgeschlossenes Thema kommt wieder zur Sprache, weshalb Sie dringend eine Information aus einer alten E-Mail benötigen; Sie können sie jedoch in Outlook nicht mehr finden. Szenarien wie diese kennen nicht nur Sie, sondern auch Ihre Kunden. Das Outlook-Add-in für die E-Mail-Archivierungslösung MailStore schafft hier Abhilfe: Komplett integriert in die Arbeitsoberfläche von Microsoft Outlook, erlaubt es den Nutzern, auf ihr E-Mail-Archiv zuzugreifen, ohne die gewohnte E-Mail-Umgebung verlassen zu müssen.

Problemloses Durchsuchen des E-Mail-Archivs

Mit MailStore, der zertifizierten und einzigen von der DATEV empfohlenen E-Mail-Archivierungslösung, sichern Sie den E-Mail-Verkehr Ihrer Kunden nicht nur rechtskonform, sondern entlasten auch die IT-Systeme spürbar. Das Add-in für Outlook ermöglicht dabei eine schnelle Suche und den einfachen Zugriff auf archivierte E-Mails, ohne dass Anwender Outlook verlassen müssen.

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