Tech-Tipp für Techniker und Kunden: zeitsparende Terminfindung statt E-Mail-Pingpong

IT-Fachhändler kennen es: Ein Kunde hat ein Problem und erstellt ein Support-Ticket. Da sich dieses nicht sofort lösen lässt, wird eine Fernwartungssitzung vereinbart. Doch die Terminfindung gestaltet sich wegen voller Kalender bei Kunde und Techie schwierig.

Mit HaloPSA spielen Sie kein lästiges Terminfindungs-Pingpong: Ähnlich dem Angebot bekannter Onlinedienste, wird dem Kunden eine mit dem Kalender des Bearbeiters verknüpfte Auswahl an Zeiten zur Verfügung gestellt. So kann dieser sich in Ruhe einen passenden Termin aussuchen.

Das Besondere hier: Der Link zur Terminauswahl lässt sich bereits beim Anlegen eines Support-Tickets versenden ‒ und das ganz bequem per automatisierter E-Mail-Vorlage. Dies spart letztlich beiden Seiten wertvolle Zeit und sorgt für langfristig zufriedene Kunden.

---

Tech-Tipp: Techniker-Weiterleitung und E-Mail-Updates

Wenn die E-Mail eines Kunden innerhalb des Teams weitergeleitet wird, ist schnell unklar, wer der eigentliche Absender ist. Unsere Automatisierungslösung HaloPSA löst dieses Problem, indem alle ein- und ausgehenden Mails im Ticketsystem abgebildet werden und so der Original-Absender jederzeit auf einen Blick erkennbar ist. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese Einstellung vornehmen.

So gehen Sie vor:

• Wählen sie den Menüpunkt “Konfiguration” und klicken Sie auf “E-Mail”.
• Stellen Sie sicher, dass die Option “Behandeln Sie weitergeleitete E-Mails von Technikern als Benutzer-E-Mails” im Bereich “Eingehende E-Mails“ aktiviert ist. So gewährleisten Sie, dass der Original-Absender auch bei einer weitergeleiteten Mail als Absender im Ticketsystem zugeordnet wird.

• Scrollen Sie zur Überschrift “Ausgehende E-Mails” und wählen Sie die Option “Weiterleitung von Techniker-Updates per E-Mail an die Benutzer”.

• Diese Option bietet die Möglichkeit, dass Kunden Benachrichtigungen direkt an einen Techniker versenden können, aber auch, dass der Techniker über seine persönliche Mail-Adresse kommunizieren kann, ohne sich vorher in das Ticketsystem einloggen zu müssen.
• Die Kommunikation, die nach Abschluss der Einstellungen stattfindet, wird so über das Ticketsystem abgebildet, damit die Ticketbearbeitung auch für Kollegen nachvollziehbar ist, z. B. bei Übernahme im Krankheitsfall.

HaloPSA kennenlernen

Überzeugen Sie sich selbst von unserer All-in-One-Lösung für Managed Services Provider: Lernen Sie HaloPSA im kostenfreien Webinar kennen oder starten Sie direkt Ihren 30-tägigen Test. Für Fragen rund um die Software steht Ihnen unser Service Automation-Team gerne zur Verfügung, telefonisch unter +41 (0)55 552 27 89 sowie per E-Mail.

---

Tech-Tipp der Woche: Erfassung von Ticketzeiten und Material mit HaloPSA

Zeit ist Geld: Wie viel eigentlich abrechenbare Arbeitszeit wird nicht erfasst, weil Ihre Techniker die aufgewendete Dauer für Tickets und Vorgänge nicht schnell und einfach dokumentieren können? Hierbei hilft Ihnen HaloPSA, die All-in-One-Lösung für MSP: Das integrierte Ticketsystem erlaubt Ihnen eine sekundengenaue Arbeitszeiterfassung Ihrer Mitarbeiter mit einem Timer.

Und so funktioniert es:

Beim Öffnen des Ticket-Tabs können Sie den Timer automatisch starten lassen. Dieser läuft so lange, bis der Tab wieder geschlossen wird. Auch Aufgaben, die länger dauern – wie beispielsweise Installationen –, werden im Hintergrund getrackt. Währenddessen können Ihre Mitarbeiter andere Aufgaben erledigen, die ebenfalls mit der individuell aufgewendeten Zeit erfasst werden. So geht Ihnen keine Sekunde verloren – und somit auch kein Geld!

---

Fünf Dinge, die jeder MSP für einen effektiven Arbeitsalltag beachten sollte

Als Managed Services Provider (MSP) möchten Sie sich von der Arbeit als IT-Feuerwehr lösen. Tools aus den Bereichen Remote Monitoring und Management (RMM), Professional Services Automation (PSA) oder ein Ticketsystem können Ihnen den Arbeitsalltag drastisch erleichtern. Mit den Lösungen von N-able lassen sich diese Hilfswerkzeuge perfekt auf einer Nutzeroberfläche bündeln. Dazu ist es allerdings wichtig, Arbeitsabläufe innerhalb Ihres Unternehmens vorab so anzupassen, dass Ihnen die Lösungen möglichst alle wiederkehrenden Aufgaben abnehmen und dadurch Ihren gesamten Arbeitsalltag effektiver machen.

Welche Fragen Sie für eine effektive Arbeitsweise klären sollten, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

1. Besteht die Kundenbetreuung rein aus Fernwartung?

Telefonate und Fernwartungen mit manuellem Eingreifen gehören zum Tagesgeschäft dazu. Besteht die Kundenbetreuung aber ausschliesslich aus diesen zwei Vorgehensweisen, frisst das viel Zeit. Ein PSA- oder Ticketsystem für Kundenanfragen kann deutliche Entlastung und mehr Überblick bringen, vor allem dann, wenn Tickets automatisch erfasst, kategorisiert und zugewiesen werden. Zudem sollten Sie evaluieren, ob es Möglichkeiten gibt, bestimmte IT-Services und Lösungen so bereitzustellen, dass Ihre Kunden diese ohne Administrator installieren können. Für grössere, wiederkehrende Aufgaben empfiehlt es sich, Standardtätigkeiten mithilfe von Skripten und einer RMM-Lösung zu automatisieren, welche dann von unterschiedlichen Support-Leveln ausgerollt werden. So sparen Sie Zeit, Geld und Ressourcen.

---